Dokumenthantering i Dynamics
Spara och förenkla hanteringen av dokument från Microsoft Dynamics till SharePoint dynamiskt. Du får ett centralt dokumentbibliotek i SharePoint för dina dokument.
Med Document Connector skapar du istället en dynamisk koppling mellan Dynamics och SharePoint.
Så här fungerar Document Connector:
- Istället för att lägga dokumenten i mappar så taggar du istället dokumenten med metadata.
- Välj vilka fält du vill tagga ett dokument med för olika entiteter – exempelvis; ”Företag”, ”Person”, ”Offert” etc. Fälten kommer att synkroniseras med SharePoint och hanteras som metadata.
- När du från SharePoint skall tagga ett dokument med exempelvis fältet ”Företag” är samtliga företag synkroniserade med Dynamics.
- I dokumentvyn i Dynamics kommer de dokument som relaterar till det aktuella företaget att presenteras i vyn.
- Själva dokumenten hanteras ifrån SharePoint genom att klicka på MetaShare-ikonen.
Fördelar:
- Samtliga dokument som du arbetar med kommer att taggas med relevanta fält/metadata och sparas i SharePoint.
- Det blir enklare att kunna söka/hitta dokument direkt från SharePoint.
- Du kan använda filter för att finna dokument, exempelvis hitta samtliga dokument av typen offert för en viss kund eller ett visst företag.
- Metadatataggade dokument i SharePoint öppnar möjligheterna att använda fler funktioner i Office 365:
- Skapa automatiska flöden genom Microsoft Flow.
- Automatiskt kunna arkivera eller radera dokument från Dynamics som inte längre är aktuella.
