Dela dokument i Microsoft 365

Hur man delar ett dokument

Instruktionerna nedan gäller för alla Office-dokument (antingen öppnade i deras webbapp eller deras skrivbordsapp) samt alla dokument som öppnas i SharePoints filvisare (se denna sida för filtyper som för närvarande stöds för förhandsgranskning).

1. Klicka på funktionen ”Dela”, som finns i det övre högra hörnet av ditt dokument:
   
2. Ett formulär för dokumentdelning dyker upp. Det finns små skillnader i formuläret beroende på vilken applikation du använder. Skärmdumpen nedan är från en Office skrivbordsapp:
   
3. Om du klickar på länkinställningarna längst ner i formuläret (kugghjulsikonen) kan du nu ange vem du vill dela dokumentet med:
   
4. Välj den typ av länk som du vill skapa (dela):
   
   Typerna av delningslänkar beskrivs längre fram i den här artikeln.
5. Välj hur du vill dela dokumentet (skicka ett e-postmeddelande, kopiera länken till klippbordet eller lägg till dokumentet som en bilaga i ett e-postmeddelande).
   Delningsmetoderna beskrivs längre ned i denna artikel.

Typer av delningslänkar

Det här är de olika typerna av delningslänkar som du kan välja:

Vem som helst

• Det här alternativet är endast aktiverat om din organisation tillåter delning av anonyma länkar och arbetsytan tillåter extern delning (webbplatsens delningsinställning är inställd på ”Vem som helst”).
• Använd det här alternativet när du vill dela med personer (interna eller externa användare) och är bekväm med att de skickar länken vidare till andra personer, inom eller utanför din organisation.
• En ”Vem som helst”-länk är en överförbar, återkallningsbar hemlig nyckel. Den är överförbar eftersom den kan vidarebefordras till andra. Den kan återkallas eftersom du genom att ta bort länken kan återkalla åtkomsten för alla som fick den via länken. Den är hemlig eftersom den inte kan gissas eller härledas. Det enda sättet att få tillgång till dokumentet är att få länken, och det enda sättet att få länken är att någon ger den till dig.
• Autentiserade användare kommer inte att kunna se dokumentet från SharePoints söksidor om de inte först öppnat dokumentet via länken. Efter detta kommer dokumentet att visas för användaren i SharePoints söksidor.
• Med den här länken behöver du inte vara inloggad på Microsoft 365 och du kommer därför att betraktas som en anonym användare. Om dokumentet redigeras av anonyma användare uppdateras dokumentet med ”Ändrat at” = ”Gästanvändare”.

Personer i din tenant

• Använd det här alternativet när du vill dela med någon i din organisation (M365-tenant) och är bekväm med att de skickar länken vidare till andra personer i din organisation, men när du vill säkerställa att länken inte fungerar för externa användare.
• En ”Personer i din tenant”-länk är en överförbar, återkallelig hemlig nyckel. Dessa länkar fungerar endast för personer inom din organisation. När någon öppnar en ”Personer i din tenant”-länk måste de autentiseras som medlemmar i din organisation. Om de inte är inloggade kommer de att uppmanas att logga in.
• Autentiserade användare kommer inte att kunna se dokumentet från SharePoints söksidor om de inte först öppnat dokumentet via länken. Efter detta kommer dokumentet att visas för användaren i SharePoints söksidor.

Personer med åtkomst

• Använd det här alternativet när du vill dela en dokumentlänk med någon som redan har tillgång till dokumentet. Detta alternativ är i princip detsamma som att kopiera länkadressen till dokumentet.
• Detta alternativ ändrar inte några behörigheter för dokumentet.

Personer du väljer

• Använd det här alternativet för att dela med personer inom eller utanför din organisation, men när du vill se till att det inte fungerar om de vidarebefordrar det till andra.
• En ”personer du väljer”-länk är en hemlig nyckel som inte kan överlåtas och som kan återkallas. En länk med ”personer du väljer” fungerar inte om den öppnas av någon annan än den person som anges av avsändaren. Mottagarna av länken måste autentisera sig som de användare som anges i delningsalternativet.
• Mottagarna av länken ”personer du väljer” kommer inte att kunna se dokumentet från SharePoints söksidor om de inte först öppnat dokumentet via länken. Efter detta kommer dokumentet att visas, för användaren, i SharePoints söksidor.
• För att kunna lägga till externa användare måste din organisation tillåta extern delning och arbetsytan måste tillåta extern delning (webbplatsens delningsinställning är inställd på ”Alla”, ”Nya och befintliga gäster” eller ”Endast befintlig gäst”).

Inställningar för delning

När du har valt vilken form av dokumentlänk du vill skapa kan du välja vad användarna kan göra med länken genom att definiera några alternativ under avsnittet ”Fler inställningar”. Alternativen nedan varierar beroende på länktyp. Om du har valt alternativet ”Personer med åtkomst” får du inga andra alternativ att ställa in:

• Typ av åtkomst: När du klickar på den första rullgardinsmenyn i avsnittet Fler inställningar kan du välja vilken typ av åtkomst du vill dela (kan redigera, kan granska, kan visa eller kan inte ladda ner):
  
• Ange förfallodatum: Du kan ange ett förfallodatum efter vilket länken slutar att bevilja åtkomst. Det maximala utgångsdatumet är 730 dagar (2 år) men din organisation kan kräva att ”Vem som helst”-länkar upphör att gälla efter en kortare tidsperiod. Du kan i alla fall ange ett utgångsdatum som är kortare än den maximala perioden.
• Ange lösenord: endast tillgängligt för ”Vem som helst”-länkar. Användarna kommer bara att kunna komma åt dokumentet om de får det lösenord som du väljer. Lösenordet kommer inte att skickas tillsammans med det e-postmeddelande som skickas, så du måste dela det med dem separat.

Alternativ för delning

Det finns 4 delningsalternativ som beskrivs nedan.

Alternativ 1: Skicka länk

1. Lägg till dina mottagare i fältet ”Lägg till ett namn, en grupp eller en e-postadress” och lägg eventuellt till ett personligt meddelande i fältet ”Lägg till ett meddelande”:
   
2. När du klickar på knappen ”Skicka” får du en bekräftelse på att länken har skickats i ett e-postmeddelande.

Alternativ 2: Kopiera länk

Om du klickar på knappen ”Kopiera länk” kopieras dokumentets länk till ditt urklipp och du kan nu t.ex. klistra in länken i ett annat dokument:

Alternativ 3: Skicka länk i Outlook

Om du klickar på ellipsikonen och sedan klickar på länken ”Skicka länk i Outlook” läggs dokumentets länk till i ett nytt e-post:

Alternativ 4: Skicka en kopia (skicka dokumentet som en bifogad fil)

Det här alternativet är endast tillgängligt när du delar från Office-skrivbordsappar. Om du klickar på ellipsikonen och sedan klickar på länken ”Skicka en kopia” läggs dokumentet till som en bifogad fil i ett nytt e-postmeddelande. Du kan välja att skicka dokumentet i originalformat eller att först konvertera det till PDF och sedan bifoga det:

Hur man ser vem som har tillgång till ett dokument via en delad länk och hur man återkallar en delad länk

Du kan visa ett dokuments tillgängliga delade länkar, återkalla åtkomsten till dokumentet eller se vem dokumentet har delats med genom att följa dessa instruktioner:

1. Klicka på dokumentets ”Dela”-funktion:
   
2. Ovanför knapparna ”Kopiera länk” och ”Skicka” klickar du på ikonerna för personer:
   
3. Klicka på fliken ”Länkar” för att se en lista över alla delade länkar med information om länkarna:
   
   1. För att återkalla en delad länk klickar du på ikonen ”papperskorgen” till höger om länken:
      
   2. Om du vill ändra inställningarna för en delad länk klickar du på ikonen ”Inställningar” till höger om länken: