Dela dokument i Microsoft 365

Hur man delar ett dokument

Instruktionerna nedan gäller för alla Office-dokument (antingen öppnade i deras webbapp eller deras skrivbordsapp) samt alla dokument som öppnas i SharePoints filvisare(se denna sida för filtyper som för närvarande stöds för förhandsgranskning).

  1. Hitta dela-ikonen beroende på app.
    1. Office webbappar och Office skrivbordsappar: det övre högra hörnet av applikationen
    2. SharePoints filvisare: det övre vänstra hörnet av visaren
  2. Klicka på ikonen ”Dela”:
  3. Ett fönster öppnas. Det finns små skillnader i formuläret beroende på vilken applikation du använder. Fönstret nedan är från en Office desktop-app:
  4. Överst i formuläret kan du nu ange vem du vill dela dokumentet med genom att klicka var som helst i rutan:
  5. Välj vilken typ av länk du vill skapa

Typer av delningslänkar

Vem som helst som har länken

  • Det här alternativet är endast aktiverat om din organisation tillåter delning av anonyma länkar och arbetsytan tillåter extern delning (webbplatsens delningsinställning är inställd på ”Anyone”).
  • Använd det här alternativet när du vill dela med personer (interna eller externa användare) och är bekväm med att de skickar länken vidare till andra personer, inom eller utanför din organisation.
  • En ”Anyone”-länk är en överförbar, återkallningsbar hemlig nyckel. Det är överförbart eftersom det kan vidarebefordras till andra. Den kan återkallas eftersom du genom att ta bort länken kan återkalla åtkomsten för alla som fick den via länken. Det är hemligt eftersom det inte kan gissas eller härledas. Det enda sättet att få tillgång till dokumentet är att skaffa länken, och det enda sättet att skaffa länken är att någon ger den till dig.
  • Autentiserade användare kommer inte att kunna se dokumentet från SharePoint-sökning om de inte först får tillgång till dokumentet via länken. Efter detta kommer dokumentet att visas i SharePoint sök.
  • Med den här länken behöver du inte vara inloggad på Microsoft 365 och du kommer därför att betraktas som en anonym användare. Om dokumentet redigeras av anonyma användare uppdateras dokumentet med ”Ändrat at” = ”Gäst”.

Personer i din organisation med länken

  • Använd det här alternativet när du vill dela med någon i din organisation och är bekväm med att de skickar länken vidare till andra personer i din organisation, men när du vill säkerställa att länken inte kommer att fungera för externa användare.
  • En ”personer i min organisation”-länk är en överförbar, återkallningsbar hemlig nyckel. Dessa länkar fungerar endast för personer inom din Microsoft 365-organisation. När någon öppnar en länk till ”personer i min organisation” måste de autentiseras som medlemmar i din katalog. Om de inte är inloggade för närvarande kommer de att uppmanas att logga in.
  • Autentiserade användare kommer inte att kunna se dokumentet från SharePoint-sökning om de inte först får tillgång till dokumentet via länken. Efter detta kommer dokumentet att visas i SharePoint sök.

Personer med befintlig tillgång

  • Använd det här alternativet när du vill dela en dokumentlänk med någon som redan har tillgång till dokumentet. Detta alternativ är i princip detsamma som att kopiera länkadressen till dokumentet.
  • Detta alternativ ändrar inte några behörigheter för dokumentet.

Särskilda personer

Övriga inställningar

När du har valt vilken form av dokumentlänk du vill skapa kan du välja vad användarna kan göra med länken genom att definiera vissa alternativ under avsnittet ”Övriga inställningar”. Alternativen nedan varierar beroende på länktyp. Om du valt länken ”Personer med befintlig behörighet” får du inga andra alternativ att ställa in:

  • Tillåt redigering: markera eller avmarkera kryssrutan beroende på vilken typ av åtkomst du vill tillåta. Ibland kan din organisation kräva att ”Vem som helst”-länkar ska vara skrivskyddade.
  • Ange utgångsdatum: endast tillgängligt för ”Anyone”-länkar. Du kan ange ett utgångsdatum efter vilket länken inte längre ger åtkomst. Det maximala utgångsdatumet är 730 dagar (2 år) men din organisation kan kräva att ”Vem som helst”-länkar upphör att gälla efter en kortare tidsperiod. Du kan i alla fall ange ett utgångsdatum som är kortare än den maximala perioden.
  • Ange lösenord: endast tillgängligt för ”Anyone”-länkar. Användarna kommer bara att kunna komma åt dokumentet om de får det lösenord som du väljer. Lösenordet kommer inte att skickas tillsammans med det e-postmeddelande som skickas, så du måste dela det med dem separat.
  • Blockera nedladdning: för att minska risken för att dokumentet sprids kan du aktivera denna inställning. När du väljer det här alternativet kommer personer som får tillgång till dokumentet via länken inte att se alternativ för att ladda ner, skriva ut eller kopiera filen. De kommer också bara att kunna visa filen i Office Online och kommer inte att kunna öppna filen i Office desktop eller mobila klienter.

Alternativ 1: Skicka länk

  1. Oavsett vilket delningsalternativ du väljer lägger du till dina mottagare i fältet ”Ange namn eller e-postadress” och eventuellt ett personligt meddelande i fältet ”Lägg till ett meddelande”:
  2. När du klickar på knappen ”Skicka” får du en bekräftelse på att länken har skickats. Du kan bara stänga popup-fönstret när du är klar.
  3. Och ett e-postmeddelande skickas automatiskt till mottagarna och ser ut så här (notera att typen av länk visas överst, i det här fallet är länken en ”Anyone”-länk):

Alternativ 2: Kopiera länk

Om du istället för att klicka på knappen ”Skicka” klickar på något av dessa 3 alternativ (”Kopiera länk”, ”Outlook” eller ”Skicka en kopia”):


Delningen kommer att vara densamma som när du klickar på knappen ”Skicka” men med dessa skillnader:

  • Kopiera länk: om du bara vill kopiera länken till Urklipp och kanske dela den som en länk i ett dokument eller på en webbplats.
  • Outlook: Ett Outlook-meddelande (från skrivbordet i Outlook) öppnas med dokumentets länk i e-postmeddelandets brödtext.
  • Skicka en kopia: Detta alternativ är endast tillgängligt när du delar från Office-skrivbordsapparna. Dokumentet (en kopia) bifogas i ett Outlook-meddelande (från Outlook-skrivbordet). Du kan välja att skicka dokumentet i originalformat eller att först konvertera det till PDF och sedan bifoga det:

Hur man återkallar en delad länk och hur man ser vem som har fått åtkomst till ett dokument via en delad länk

Du kan visa ett dokuments tillgängliga delade länkar, återkalla åtkomst till dem eller se vem som har åtkomst till dem via deras länkar genom:

  1. Klicka på dokumentets ”Dela”-ikon:
  2. Överst i formuläret ”Skicka länk” klickar du på ellipsikonen och sedan på länken ”Hantera åtkomst”:
  3. Klicka på ellipsikonen bredvid den länk som du vill hantera:
  4. För att återkalla delningslänken klickar du på ”x” till höger om länken eller, om det gäller en länk till ”Specifika personer”, återkallar du behörigheterna för en specifik person genom att klicka på ”x”-ikonen bredvid personens namn, under avsnittet ”Den här länken fungerar för”. Beroende på vilken typ av länk det gäller kan du också ändra länkens inställningar genom att ändra alternativen i avsnittet ”Länkinställningar”.
  5. Bekräfta att du vill återkalla länken
  6. Om du öppnar sidan för länkens delningsinställningar för en ”Vem som helst”-länk eller en ”Personer i min organisation”-länk kan du också se vem som har öppnat dokumentet, under avsnittet ”Delat med” (detta visar inte anonyma användare som inte är inloggade, när de öppnar dokumentet med en ”Vem som helst”-länk):

Glöm manuell delning med MetaShare

MetaShare gör det enkelt att konfigurera dina arbetsytor med korrekta behörigheter från början, liksom för arbetsytor som du skapar i framtiden. På så sätt kan du undvika huvudvärken som följer med behörighetsområden på dokumentnivå.