Jag får ofta frågan: vad är dokumenthantering? Svaret är egentligen – det beror på vem du är och vad du gör och vad du vill uppnå. Men det vill ju ingen höra. Ett svar är ”Dokument sparas tillsammans med information om vad som finns i dokumenten så att alla som behöver dem skall kunna hitta dem.” Min erfarenhet säger att man skall svara den som frågar på dess språk enligt devisen ”tala med bönder på bönders vis”. Läs vidare för att få reda på 5 typiska svar.
Det teknokratiska svaret på vad är dokumenthantering
Dokument märks upp med metadata tillräckligt för att alla målgrupper skall kunna hantera dokumenten från sitt perspektiv och uppnå sina mål relaterade till sitt arbete.
Ego-svaret på vad är dokumenthantering
Jag skall enkelt kunna skapa och komma åt de dokument jag behöver. Det får inte var många klick!
Det metodorienterade svaret på vad är dokumenthantering
Som användare skall jag kunna
- Lagra dokument
- Märka upp dokument
- Läsa dokument
- Uppdatera dokument
- Ta bort dokument
Det mer IT-avdelningsorienterade svaret på vad är dokumenthantering
Att hantera dokument handlar om att få kontroll på alla dokument-filer.
- Återsökning via metadata
- Automattaggning av metadata
- Söka och filtrera dokument
- Behörighetskontroll
- Publicerade dokument internt, externt
- Arbetsdokument
- Versionshantering
- Workflow för framtagning och godkännande
- Ärendehantering
- Arkiv
- Elektronisk underskrift
Det mera verksamhetsrelaterade svaret på vad är dokumenthantering
För att effektivisera verksamheten, få en mer inspirerande arbetsplats, minimera riskerna och få nöjdare kunder måste vi ha en adekvat dokumenthantering.
Sammanfattning
Efter snart 25 år i IT-branschen och 20 år med dokumenthantering från och till och i olika skepnader säger jag så här: Inget av svaren ovan är fel Inget av svaren ovan är heltäckande Att inför en lyckad dokumenthantering handlar om att tillgodose alla perspektiv, så man måste nog kunna svara på hur man hanterar alla 5 frågeställningar ovan.