De flesta organisationer arbetar i dag i en filserver. Som vi ser det är filservern död och den nya filservern är helt enkelt någon form av dokumenthanteringssystem. Ser vi några år framåt i tiden kommer nog de flesta organisationer att ha ett dokumenthanteringssystem.
Många hänvisar till den befintliga filservern som att – ”dokumenten finns i sjön”. Vad menar vi med det egentligen? Filservern är ett mappsystem som är konstruerat av någon/några i syfte att hitta en logisk struktur. Det är oftast den person som skapat mappsystemet en gång i tiden som har kontroll på logiken och hur dokument skall sparas. Gör du en sökning på din egen filserver kommer du att med största sannolikhet hitta ett stort antal kopior av exakt samma dokument, vilken är då originalet kan man undra? Det här gör att vi brukar kalla filservern för felservern
Frågan är då hur jag kan komma ifrån filservern?
Att införa ett dokumenthanteringssystem är inte svårt. Tekniskt är det inte svårt alls. Smarta dokumenthanteringssystem bygger på att tagga dokumenten med metadata. En av de viktigaste punkterna du skall tänka på är att skapa en enkel logisk flerdimensionell struktur. Detta syftar på att alla medarbetare skall kunna hitta dokument utifrån sitt perspektiv – oavsett om man söker, filtrerar eller navigerar sig fram till dem.
Självklart finns det fler detaljer du skall tänka på, förutom att skapa den viktiga, flerdimensionella strukturen. Utan den blir det inte hundraprocentigt bra. Din flerdimensionella struktur använder du som metadata för att tagga dokument.
Är du intresserad av att läsa mera rekommenderar vi att ladda vårt dokument Hur tar vi oss från filservern?
Hämta dokumentet: Hur tar vi oss från filservern?