Microsoft Teams – Tips för dig som jobbar hemma

Pexels Photo 326514.jpg

Här nedan följer några tips hur du kan förbättra ditt distansarbete med hjälp av Microsoft Teams.

Tänk igenom följande när du jobbar hemifrån

  • Det kan vara bra att utrusta sitt hemmakontor med extern skärm, tangentbord, videokamera
    • Har du inte Office 365, se till att saker som VPN-tjänsten fungerar och att du har tillgång till rätt system.
  • Använd chatten i Teams
    Försök att använda chattverktyg när du jobbar på distans, särskilt för all löpande dialog med kollegorna. I Microsoft Teams kan du chatta med en eller flera kollegor. Du kan också använda chatten i en kanal i Microsoft Teams.
  • Använd kameran
    Det blir mer personligt när du är på bild. En stor del av vår kommunikation sker icke-verbalt – via tonläge och kroppsspråk bland annat. Du blir mer alert och fokuserad.
  • Använd Microsoft Teamsytor för grupparbete
    I Teams kan man skapa olika Teams och kanaler.
    Här kan du:
    • Chatta med en specifik grupp kollegor
    • Dela dokument
    • Genomföra möten med gruppen
    • Etc.
  • Dokument
    Har ni inte MetaShare för dokumenthantering. Använda fliken ”Filer” i en kanal i ett Team och arbeta med gemensamma dokument där. Ladda upp dokument och dela länkar till dokumentet i stället för att t ex skicka bilagor i ett e-postmeddelande.
    Glöm ej bort att eventuellt flytta dessa dokument till ert bolags yta för gemensamma dokument när du arbetat färdigt.
  • Oneline möten
    Boka möten i Outlook eller Teams som ersätter dina fysiska tidigare möten, gruppmöten, utbildningar, säljmöten etc.

Så några tips om det praktiska under ett onlinemöte

  • Prata inte bara jobb
    Se till att lämna utrymme för lite social tid på distansmötena.
  • Visa synlighet och din tillgänglighet
    Blocka inte din kalender. Visa att du är ”ledig” i Microsoft Teams. Vid distansarbete handlar det lika mycket om att andra ska kunna nå dig.
  • Som deltagare i möte
    • Se till att ditt ljud fungerar, (lär dig att hitta ”Visa enhetsinställningar” och säkerställ att rätt mikrofon och högtalare används.
    • Har du störande ljud i bakgrunden, stäng av din mikrofon om du inte ska prata. Bakgrundsljud är störande för alla andra deltagare.
  • Som mötesledare:
    Alla möten mår bra av en tydlig rollfördelning mellan deltagarna. Under virtuella möten blir det extra viktigt, då det fysiska avståndet gör att närvaron i gruppen sjunker. Därför är det bra om någon ansvarar för att agendan följs och för att alla kan komma till tals. Ju fler personer som deltar på mötet, desto viktigare.
    • Ge alla deltagare en agenda på förhand
    • Starta mötet med en presentationsrunda
      Inled mötet med att låta var och en presentera sig och berätta om något som händer i deras liv, antingen professionellt eller privat.
    • Aktivera videoläge och tala långsammare
    • Förbjud ”multitasking”
      Att kolla mejl, surfa på webben eller småjobba under mötet bör undvikas. För att mötet ska vara så givande som möjligt är det viktigt att alla är närvarande och fokuserade – precis som på ett vanligt möte.
    • Aktivera alla deltagare regelbundet
      För att hålla koncentrationen uppe bland alla deltagare, även de som inte pratar så mycket, kan mötesledaren checka in med var och en av deltagarna regelbundet.
    • Samla gruppen efter varje fråga
      För att alla ska känna sig delaktiga är det bra om mötesledaren avslutar varje punkt på agendan med att ställa några öppna frågor.

Microsoft Teams går att vidareutveckla och anpassas efter olika arbetssätt. Behöver du hjälp, kontakta oss.

Lämna en kommentar