Så lyckas du med dokument­hantering i Microsoft 365

Använd apparna utifrån ändamål

Det finns många applikationer i Microsoft 365 som hanterar dokument och det är lätt att gå vilse. Den här artikeln vägleder i hur du kan göra och tänka för att hantera dokument på ett smart sätt i Microsoft 365.

OneDrive

OneDrive ersätter hemkatalogen och skrivbordet med ett personligt dokumentbibliotek. OneDrive används främst för att spara personligt innehåll, tidiga utkast som du inte känner dig bekväm att dela med andra, eller dokument som inte behöver delas med andra.

OneDrive ser till att dokument synkroniseras mellan dina enheter och molnet och att du kan komma åt filerna från vilken enhet som helst. Däremot är det en dålig idé att lagra dokument i OneDrive som alla på företaget behöver komma åt. När en medarbetare slutar tas OneDrive bort och därmed de dokument som lagras där.

Använd OneDrive

  • För att spara personliga dokument
  • För att spara tidiga utkast som du inte känner dig bekväm att dela

Microsoft Teams

Microsoft Teams lämpar sig väl för en arbets- eller projektgrupp som samarbetar tillfälligt kring ett litet antal dokument som inte är viktiga för organisationen som helhet. En av fördelarna med Teams är att du kan använda samarbetsfunktioner som gemensamma kalendrar och projektplaner och att du kan chatta med dina kollegor.

Använd Microsoft Teams

  • För att samarbeta kring dokument där återanvändning inte är huvudmålet
  • Om du, utöver dokumenthantering, även behöver tillgång till samarbetsfunktioner som chatt, kontaktuppgifter, kalender, etc.
  • Om du har en definierad grupp av användare (interna såväl som externa) som ska samarbeta kring innehållet i teamet.

Tänk på det här när det gäller dokumenthantering i Microsoft 365

Använd metadata

Metadata finns i vår vardag utan att vi tänker på det. Exempelvis använder de flesta e-handelssajter metadata för att underlätta för användare. När du handlar online hittar metadata det du vill köpa genom att filtrera och söka efter varan.

Tillhandahåll homogena metadatafält för alla dokumentbibliotek i Microsoft 365. Använd hanterade metadatafält som är länkade till SharePoints termlagringsplats. Termlagringsplatsen är en sorts begreppsdatabas som kan återanvändas i alla samarbetsytor i Microsoft 365. Till exempel kan man definiera gemensamma dokumenttyper, processer eller nyckelord.

Skapa enhetliga samarbetsytor

Börja med att definiera olika kategorier av samarbetsytor, till exempel gemensam avdelning, team, projekt och sätt regler för dessa avseende metadata.

Som standard är inte Microsoft 365 konfigurerat för dokumenthantering. När du skapar olika team i Microsoft Teams eller SharePoint-webbplatser skapas ett unikt dokumentbibliotek. För att inte behöva konfigurera varje bibliotek för sig och få ett enhetligt arbetssätt bör man ha en lösning för att kunna beställa samarbetsytor. Detta brukar kallas för provisionering.

4 anledningar till att skapa nya samarbetsytor

Det är lätt att gå i fällan att alla dokument sparas på ett och samma ställe. För bland annat hålla sig inom Microsoft 365s tekniska begräsningar eller anpassa systemet till olika intressenter är det bra att skapa flera samarbetsytor. Några exempel på anledningar till att göra detta är:

Åtkomst- och behörighetsskäl

Till exempel bör dokumenten i ledningsgruppen endast nås av medlemmar i ledningsgruppen.

Samarbetsskäl

I projektytor kanske du enbart vill se de dokument som är relaterat till ett specifikt projekt. I projekt finns det dessutom ofta behov av att ha individuella åtkomsträttigheter.

Logiska skäl

Dokument av vissa typer till exempel avtal kan sparas i en specifik samarbetsyta så att du får en logisk struktur över samtliga avtal oavsett vilket område de tillhör.

Volymskäl

I Microsoft 365 får man begränsad funktionalitet om man lagrar mer än 5000 dokument i ett och samma bibliotek. Har man en större dokumentmängd bör dessa lagras i en egen samarbetsyta för att få en så bra upplevelse som möjligt.

Upptäck MetaShare – banbrytande dokument­­hantering i Microsoft 365

Vår lösning MetaShare installeras på toppen av SharePoint och innebär att du kan hantera dokument på ett helt nytt sätt i Microsoft 365. MetaShare ersätter inte SharePoint. MetaShare använder SharePoints kraftfulla motor och adderar funktioner som förbättrar och förenklar SharePoints gränssnitt.

Några fördelar med MetaShare:

  • Ger dig översikt över alla samarbetsytor som du har tillgång till.
  • Gör det möjligt att skapa och hantera befintliga samarbetsytor utan att involvera IT.
  • Skapar enhetliga samarbetsytor, SharePoint-sajter och Teams.
  • Innebär inga utvecklingskostnader.