Kunskapsbank om dokumenthantering

Kunskapsbank Dokumenthantering

Nedladdningsbara artiklar

Här nedan finns en förteckning på innehåll som ger dig olika insikter kring dokumenthantering med fokus på Microsoft Office 365, SharePoint och MetaShare.

Tio anledningar till varför man inte kan fortsätta att använda en filserver lokalt

Filservern är ett mappsystem som är konstruerat av någon/några i syfte att hitta en logisk struktur. Problemet är att det sällan är helt logiskt. Medarbetare hittar knappt bland sina egna dokument bland olika mappar. Frågan är hur en hel organisation skall kunna hitta eller spara dokument på ett konsekvent sätt. Om syftet är att skapa ordning och reda, öka tillgänglighet och informationssäkerhet är filservern inte optimal.

Ladda ner: Varför kan vi inte fortsätta att använda filserver lokalt?

Det du behöver veta om dokumenthantering

Dokumenthantering är mycket viktigt för många verksamheter och blir allt viktigare. Detta i takt med att olika krav ökar och informationsmängden konstant ökar. Det gäller helt enkelt att ha ordning och reda och minska riskerna att göra fel.

Oavsett om du tänkt införa ett dokumenthanteringssystem som vår MetaShare®, något annat system eller kanske ha kvar er befintliga filserver så finns det ett antal grundläggande kunskaper om dokumenthantering som kan hjälpa dig att skapa förutsättning för dig och din organisation att ta fram en struktur och få ordning på dokumenten.

Ladda ner: Det du behöver veta om dokumenthantering

Skapa struktur med hjälp av metadata

Lär dig tänket kring att hantera dokument i flera dimensioner. En grundbult kring ämnet dokumenthantering är ”Skapa struktur med hjälp av metadata – letadata”. I denna artikel går vi igenom det smartaste sättet att stuktura dina dokument.

Ladda ner: Skapa struktur med hjälp av metadata

Hur tar vi oss från filservern G:

Hur ska du tänka för att ta dig från G:, eventuellt migrera innehållet och på sikt stänga ner din filserver?

Ladda ner: Hur tar vi oss från filservern?

Vad kostar införandet av dokumenthantering?

Vad kostar det? Hur lång tid tar ett projekt? Hur mycket interna resurser måste vara med i arbetet? Vi rekommenderar att införandet skall göras så enkelt som möjligt och hantera förändringar när de uppstår.
Tekniskt sätt är införandet relativt enkelt. Detta dokument tar endast upp tidsåtgång för projekt.

Ladda ner: Vad kostar införandet av dokumenthantering?

Förstudie – varför och vad gör man

Genomför en intern förstudie för att komma igång med dokumenthantering. Ska du driva ett internt arbete med att bygga upp en struktur för dokumenthantering är denna artikel en guide som beskriver metoden för hur vi har gjort genom åren vid genomförande av en förstudie.

Ladda ner: Förstudie – varför och vad gör man?

Hur får jag med mig ledningen på att införa dokumenthantering?

Dokumenthantering är viktigt men oftast inte lika viktigt som t ex ett ekonomisystem för en organisation. Denna artikel tar upp våra erfarenhet kring hur man skall få med sig ledningen vid införandet av ett dokumenthanteringssystem.

Ladda ner: Hur får jag med mig ledningen på att införa dokumenthantering?

Office 365 – hur ska man använda OneDrive, Groups, SharePoint och MetaShare

I de flesta företag och organisationer finns det flera olika möjliga alternativ för hur du skall arbeta med och spara ditt arbete. Denna artikel förklarar kortfattat vad som är vad och hjälper dig att fatta beslut kring vad som är lämpligt för din organisation och vad ni bör använda för att samarbeta kring dokument.

Ladda ner: Office 365 – hur ska man använda OneDrive, Groups, SharePoint och MetaShare?

Informations­säkerhet och GDPR med fokus på dokument­hantering

Att uppfylla GDPR:s krav kommer att fungera bäst genom att se över IT-landskapet inom ramen för alla GDPR-krav och generell informationssäkerhet. Vid överträdelse finns risken att man åläggs sanktionsavgifter på mångmiljon­belopp. Men du kan få utmäkt stöd i GDPR-arbetet med funktioner inom Microsoft Office 365 och MetaShare.

Ladda ner: Informations­säkerhet och GDPR med fokus på dokument­hantering