SharePoint Document Connector for Dynamics

Dokumenthantering i Dynamics

Spara och förenkla hanteringen av dokument från Microsoft Dynamics till SharePoint dynamiskt. Du får ett centralt dokumentbibliotek i SharePoint för dina dokument.

Med Document Connector skapar du istället en dynamisk koppling mellan Dynamics och SharePoint.

Så här fungerar Document Connector:

  • Istället för att lägga dokumenten i mappar så taggar du istället dokumenten med metadata.
  • Välj vilka fält du vill tagga ett dokument med för olika entiteter – exempelvis; ”Företag”, ”Person”, ”Offert” etc. Fälten kommer att synkroniseras med SharePoint och hanteras som metadata.
  • När du från SharePoint skall tagga ett dokument med exempelvis fältet ”Företag” är samtliga företag synkroniserade med Dynamics.
  • I dokumentvyn i Dynamics kommer de dokument som relaterar till det aktuella företaget att presenteras i vyn.
  • Själva dokumenten hanteras ifrån SharePoint genom att klicka på MetaShare-ikonen.

Fördelar:

  • Samtliga dokument som du arbetar med kommer att taggas med relevanta fält/metadata och sparas i SharePoint.
  • Det blir enklare att kunna söka/hitta dokument direkt från SharePoint.
  • Du kan använda filter för att finna dokument, exempelvis hitta samtliga dokument av typen offert för en viss kund eller ett visst företag.
  • Metadatataggade dokument i SharePoint öppnar möjligheterna att använda fler funktioner i Office 365:
    • Skapa automatiska flöden genom Microsoft Flow.
    • Automatiskt kunna arkivera eller radera dokument från Dynamics som inte längre är aktuella.