Fördelarna med att tagga med metadata

Brist på dimensioner i en filserver

På en traditionell filserver används en mapphierarki (en dimension) för att hitta dokument. Den som tar fram mapphierarkin tycker att den är den mest logiska strukturen för dokumenten. Problemet är att denna struktur sällan är helt logisk.

En flerdimensionell struktur gör det möjligt att hitta dokument i flera dimensioner, dimensioner som är viktiga för din organisation.

Sökmotorn i SharePoint är oerhörd kraftfull, men finnbarheten ökar om dokumenten dessutom har adekvata metadata. Metadata eller taggar, ibland kallade virtuella mappar, kan hjälpa till att identifiera och hitta dokument.

Vad är metadata: Etiketter, taggar, informationsfält, metataggar, hashtags – ord som du använder när du taggar dokument och lagrar dokument i ett dokumenthanteringssystem, alltså data om data.

Exempel på metadatataggning

Låt oss förklara med följande exempel. I det här exemplet har vi använt följande taggar i Office 365: ”Dokumenttyp”, ”Land” och ”Nyckelord”. Dokumenten lagras i Office 365, som i detta exempel representeras i form av en kub. Taggarna används i Office 365 för att filtrera eller för att söka.

Jag letar efter en semesterpolicy för mina franska medarbetare. Jag kan börja med att klicka på någon av taggarna i valfri kombination. Jag börjar med att filtrera på Frankrike som land. Efter det filtrerar jag på dokumenttypen Policy och slutligen nyckelordet Semester.

Resultatet är:

  1. Första filtreringen: Land = Frankrike: visar endast de dokument som hör till ”Frankrike”
  2. Andra filtrering: Dokumenttyp = Policyer: visar endast dokument relaterade till både ”Frankrike” och ”Policyer”.
  3. Tredje filtreringen: Nyckelordet = Semester: dokumentlistan minskar ännu mer och visar nu endast de dokument som är relaterade till ”Frankrike”, ”Policyer” och ”Semester”.

I det här exemplet har vi bara tre dimensioner, men du kan givetvis använda så många taggar/dimensioner du behöver för att hitta ett dokument. Detta görs genom att tagga dokumentet antingen när du skapar eller laddar upp dokumentet till Office 365. I MetaShare kommer dessa taggar dessutom automatiskt att kunna taggas åt dig, baserat på var du är i den mångdimensionella strukturen.

Fördelar:

  • Filtrering: Enklare filtrering genom metadatanavigering.
  • Fritextsökning: Sökupplevelsen i Office 365 blir förbättrad. Sökmotorn kommer att söka efter ord i ett dokument, men när dokumenten är taggade med metadata kommer sökmotorn även att söka i dessa taggar och sökresultatet blir därmed bättre.
  • Sökförfiningar: Du kan konfigurera sökresultatsidorna så att sökresultatet kan förfinas med metadata (en form av filtrering).
  • Gallring och arkivering: Att ha metadata hjälper dig också att antingen gallra eller arkivera dokument baserat på uppsatta regler.
  • Arbetsflöden: Du kan skapa arbetsflöden som kör i gång baserat på dokumentens metadata.

Hur du börjar tillämpa metadata på din organisation

Först bör metadata tillämpas på de dokumentbibliotek i Office 365/SharePoint som är viktiga för din organisation. Du har möjlighet att lägga till metadata lokalt i ett dokumentbibliotek i SharePoint, men vi rekommenderar att du i stället skapar och underhåller innehållstyper i SharePoints hubb för innehållstyper och att du också använder hanterade metadatafält som i sin tur visar metadatavärden som definierats i SharePoints globala termlagringsplats.

Börja enkelt när du lägger till metadata

Om du är nöjd med din befintliga struktur på filservern kan du återanvända strukturen i MetaShare.

Kom ihåg att strukturen på en filserver bara är endimensionell, du måste lägga till flera dimensioner för att få full nytta.

Lägg till relevanta metadata som gör att dina kollegor lätt hittar dokument ur deras perspektiv.

Vårt förslag är att du initialt börjar med ett fåtal metadatavärden och att du senare lägger till metadata, när behovet uppstår, i stället för att initialt skapa en för komplex metadatastruktur som ingen kommer att förstå.

Beslut att fatta:

  • Bestäm metadata och metadatavärden och lägg in dem i MetaShare.
  • Låt användaren lägga till vissa metadatavärden själva (du måste dock underhålla och ändra de inmatade metadatavärdena exempelvis felstavningar, mm)
  • Ska metadata vara obligatoriska eller valfria? Om du väljer obligatoriska kan användarna inte spara dokumenten utan att ange metadatavärde. MetaShare hjälper användaren att tagga detta automatiskt.

Metadatafält som systemgenereras i MetaShare är:

  • Filtyp (exempelvis Word, PowerPoint och Excel)
  • Skapad (tidpunkt då dokumenten skapades)
  • Ändrad (tidpunkt då dokumenten senast ändrats)
  • Skapad av (vem som skapat ett dokument)
  • Ändrad av (vem som senast redigerat ett dokument)

När det kommer till metadata som kommer att ersätta eller komplettera strukturen från filservern, föreslår vi att du initialt lägger till minst ett, ”Dokumenttyp” och kanske ”Område”. Nedan ger vi några andra exempel på dessa metadatafält.

Dokumenttyp

Dokumenttyp är det viktigaste metadatafältet som du kan använda på din struktur. Den talar om vilken typ av dokument du arbetar med såsom avtal, protokoll, instruktion, checklista, manual etc. Detta metadatafält ska vara obligatoriskt, och användarna skall enbart kunna tagga på en typ, d.v.s. ett dokument tillhör endast en dokumenttyp.

När man aktiverar MetaShare så kan man välja att importera en exempelinformationsmodell med exempel på dokumenttyper som sedan kan kompletteras.

Exempel på dokumenttyper:

  • Avtal
  • Budget/prognos
  • Checklista
  • Instruktion
  • Korrespondens
  • Marknadsmaterial
  • Offert
  • Offertförfrågan
  • Plan
  • Policy
  • Presentation
  • Protokoll/anteckning
  • Rapport/lista/specifikation

Dina dokumentmallar kan du enkelt lägga in i MetaShares mallbiblioteket och skapa en koppling mellan dokumenttyp och dokumentmall så att systemet föreslår vilka mallar du bör använda beroende på vald dokumenttyp. Om du till exempel skapar ett Protokoll, får du automatiskt Protokollmallen som föreslagen mall.

Område

I stället för mappar brukar vi kalla denna dimension för Område. Andra namn för denna dimension är Process, Funktion och Kapitel. För att få användare att känna igen sig i sin gamla struktur, brukar en del organisationer till och med kalla den för mapp. Denna dimension anger var dokumenten hör till och/eller vad du arbetar med.

Här kan man lista en struktur på flera nivåer, ungefär som mapparna på en filserver. Vårt förslag är att ha så få nivåer som möjligt, inte fler än tre, och att man dessutom lägger till ett prefix på respektive nod, vilket gör att när man exempelvis sorterar dokumenten på område, så kommer de i en kronologisk ordning.

Exempel på områden:

  • 1 Ledning
  • 2 Marknad
    • 2.1 Varumärke
    • 2.2 Marknadsaktiviteter
    • 2.3 Digitala medier
      • 2.3.1 Hemsidor
      • 2.3.2 YouTube
      • 2.3.3 LinkedIn
  • 3 Försäljning
  • 4 Produktion
  • 5 Leverans
  • 6 Support
  • 7 Ekonomi
    • 7.1 Bank
    • 7.2 Försäkring
    • 7.3 Kundreskontra
    • 7.4 Leverantörsreskontra
    • 7.5 Lön
    • 7.6 Redovisning
    • 7.7 Skatt
    • 7.8 Årsredovisning
  • 8 Personal
    • 8.1 Arbetsmiljö
    • 8.2 Arbetsrätt
    • 8.3 Företagshälsovård
    • 8.4 Försäkring
    • 8.5 Kompetensutveckling
    • 8.6 Lön
    • 8.7 Pension
    • 8.8 Rekrytering
    • 8.9 Semester
  • 9 IT

Ytterligare metadata

Det finns inga gränser för hur många metadatafält du kan använda. Om du börjar enkelt kommer du alltid kunna lägga till ytterligare metadata senare.

Här är några andra metadatafält som ofta används av våra kunder:

  • Nyckelord eller Sakområde: Definierar vad dokumentet handlar om
  • Företag: Definierar om dokumentet är relaterat till ett specificerat företag (kund, leverantör, partner eller konkurrent)
  • Målgrupp: Definierar om dokumentet är relaterat till en viss grupp
  • År: Definierar om dokumentet hänvisar till ett specifikt år
  • Period: Definierar om dokumentet hänvisar till en specifik tid på året, exempelvis kvartal eller månad
  • Säkerhetsklass: Definierar om dokumentet hänvisar till en specifik Informationssäkerhetsklass, exempelvis Publik, Intern eller Konfidentiell

Särskilda fall av arbetsytor med unika metadatauppsättningar

Du kan också lägga till varianter på metadata för specifika samarbetsytor, exempelvis:

  • Projekt
  • Ärende
  • Avtal
  • Kvalitets- och ledningssystem
  • Ekonomi
  • Personal
  • Ledning
  • Styrelse