Kundcase

AFA Fastigheter

afa fastigheter

Filservern växte ohämmat

Hos Afa Fastigheter, en av Sveriges större fastighetsägare, hade den befintliga fildelningslösningen börjat generera oreda med många dubbletter och dokument lagrade på olika platser. Dessutom sparade många medarbetare filer på sitt privata skrivbord. Afa Fastigheter behövde hitta en renodlad dokumenthanteringslösning som även levde upp till bolagets höga säkerhetskrav.

Skönt med tydlig struktur och korrekt behörighet

Med ordning och reda och säkerhet för ögonen provades kravprofilen mot flera lösningar där MetaShare vann på användarvänlighet och enkelhet. Idag använder Afa Fastigheter MetaShare anpassat utifrån olika avdelningars behov. Resultat? Korrekt behörighet, inga dubbletter, mycket bra versionshantering och en lösning som gör det lätt att söka efter dokument.


Post-och Telestyrelsen

Beroende av intellektuellt kapital

Som expertmyndighet är Post- och telestyrelsen beroende av sitt intellektuella kapital. Det primära syftet vid införandet av ett dokumenthanteringssystem var att skapa ordning och reda, främja kunskapsåtervinning och minska personberoende. Och att göra det enkelt för medarbetarna att skapa dokument, samarbeta, redigera och versionshantera.

Från ”mina dokument” till ”våra dokument”

Valet av MetaShare gjordes utifrån en kombination av pris och funktion och att MetaShare fungerade väl med befintlig IT-struktur. MetaShare har förenklat och effektiviserat arbetet och bidragit till en ökad öppenhet där synsättet har gått från ”mina dokument” till ”våra dokument”.

Post- och telestyrelsen

Finansförbundet

Kunde inte lita på att det var rätt dokument

Vid en utvärdering konstaterade Finansförbundet, det största fackförbundet inom bank- och finans, att organisationen brottades med att hitta dokument och veta vilket dokument som var det senaste. En utmaning som späddes på av de många mailen med externa filer som adderade ytterligare röra.

Kort startsträcka och betydligt billigare än att bygga eget

Efter en jämförelse av olika dokumenthanteringssystem föll Finansförbundet för Ways förmåga att förstå behovet på djupet. MetaShare gör att medarbetarna slipper gå igenom tusentals mappar och att gallring och arkivering sker utan större handpåläggning. Dessutom går det lätt att hålla ordning på GDPR-klassade dokument. Allt till en betydligt lägre kostnad än att utveckla ett eget system.


Sveriges Ingenjörer

Behövde säkerställa arkivering och bevarande

Fackförbundet Sveriges Ingenjörer var på jakt efter en dokumenthanteringslösning för att säkerställa korrekt arkivering i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Målet var att avveckla filservern och hitta en lösning baserad på metadata.

Idag är materialet centralt överblickbart

Dokumenthanteringen i MetaShare har gjort att det digitala materialet finns samlat i en central överblickbar datalagring, vilket underlättar arbetet avsevärt. Det gemensamma sättet att dela dokument på har blivit tydligt för verksamheten vilket medför en effektiv dokumenthantering.

Sveriges Ingenjörer

Inrego

INREGO

Avdelningarna sökte en tydligare strukturINREGO

Hos snabbväxande IT-företaget Inrego fanns behov av att hantera stora mängder information inom ramen för ledningssystemet. Inte minst utifrån olika kontexter. Till exempel vill säljare hitta marknadsmaterial i ”sin avdelningsmapp”, medan marknad ville hantera dessa på sitt ställe.

Smidigt på såväl avdelnings- som organisationsnivå

MetaShare, ackompanjerat av en interaktiv processkarta (2C8) från vilken alla dokument kan nås, visade sig vara en utmärkt lösning. Varje avdelning kan se ”sina dokument” i samma vy samtidigt som samma dokument också kan ses i andra avdelningars vy.


Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien

Sökte en lösning immun mot organisationsförändringar

När Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) sökte en modern lösning för dokumenthantering var kravet att lösningen skulle vara kompatibel med Microsoft 365. Målet var att komplettera styrkan i befintlig metadatabaserad dokumenthantering med ett enklare arbetssätt. Och att lösningen höll för organisationsförändringar över tid.

Ways gjorde en bra analys och fanns på nära håll

Valet av MetaShare som tilläggstjänst till O365 blev enkelt då Ways visade god förståelse för behovet. Implementeringen av MetaShare gick snabbt, medarbetarna kom igång direkt efter utbildningen. Lösningen fungerar väl tillsammans med övriga verktyg som exempelvis Teams.


Institute for Democracy and Electoral Assistance (IDEA)

Smart dokumenthantering för global verksamhet

International IDEAInstitute for Democracy and Electoral Assistance, med uppdrag att sprida kunskap om exempelvis valfrågor, medborgardelaktighet och demokratiutveckling, består av 34 medlemsländer.

Med kontor över hela världen och en splittrad filhantering hade International IDEA svårighet att hitta rätt dokument, problem med oflexibla samarbetsytor och med att säkerställa korrekt hantering av data.

Därför var International IDEA på jakt efter en partner med kompetens att utveckla ett centralt samarbetsverktyg med förmåga att koppla samman spridda arkiv, säkerställa en säker informationskälla (singel source of truth) och ett smidigt arbetssätt.

Friktionsfritt arbete med hjälp av MetaShare

Att valet föll på MetaShare berodde främst på dess flerdimensionella filtreringsmöjligheter och intuitiva gränssnitt som gör det möjligt att söka, hitta och arbeta i dokument oavsett var de lagrats. Dessutom gjorde MetaShare det möjligt att skapa och hantera befintliga arbetsytor utan att involvera support-avdelningen.

Ways utvecklade en skräddarsydd konfiguration av MetaShare och en styrnings- och utrullningsplan för införandet. Efter en smidig migrering av IDEAs dokument kunde organisationen snabbt komma igång  med nästa generations dokumenthanteringssystem – MetaShare.


Kungsleden

Bristen på struktur gjorde det svårt att samverka

Fastighetsbolaget Kungsleden som äger fastigheter i tillväxtregioner såg utmaningar med en växande oordning bland bolagets dokument. Bristande struktur där filer lagrades på olika interna arbetsytor satte käppar i hjulet för ett friktionsfritt arbete utan möjlighet till versionshantering och samredigering.

MetaShare möjliggör användarvänlig dokumenthantering

Kungsleden behövde en lösning som gjorde det möjligt att hantera verksamhetens olika typer av dokument med en gemensam struktur. Det visade sig att MetaShare med SharePoint som bas matchade Kungsledens behov bäst. Efter en smidig onboarding har Kungsleden idag en enkel och användarvänlig lösning för dokumenthantering.


Fastighetssnabben

Ett dokument låg i mailkorgen, ett annat på servern, ett tredje i Teams

Fastighetssnabben förvaltar industri- och kommersiella fastigheter över hela Sverige. Hos bolaget fanns lika många sätt att spara dokument som det fanns medarbetare. Inte oväntat skapade detta ett virrvarr av dokument och mängder av dubbletter som gjorde det omöjligt att hitta den korrekta versionen. Ett tips från IT-driftspartnern Nordlo fick Fastighetssnabben att inse att det fanns en lösning på problemet – MetaShare. 

Efter en kort inkörningsperiod gjorde alla plötsligt på samma sätt

Efter en designövning med Ways hittade Fastighetssnabben en smidig struktur där dokument filtreras på avdelning och taggas med metadata som gör att alla hittar. Efter en inkörningsperiod där alla lärde sig jobba med filter och metadata på ett enhetligt sätt behöver Fastighetssnabben aldrig leta bland filerna. Med MetaShare finns korrekt version alltid ett klick bort. Och supporten har knappt behövts användas, allt har fungerat smidigt från start.


Heba

Gamla G: skulle bort

Börsnoterade Heba äger, utvecklar och förvaltar bostäder och samhällsfastigheter i Stockholmsregionen och Mälardalen. Med spridd geografisk placering och arbetsuppgifter som inte alltid utförs vid datorn fanns stort behov av att komma åt dokument från vilken enhet som helst. Heba ville hitta en lösning bort från servern och hantera dokument på ett helt nytt sätt i Office 365. Det var då MetaShare kom in i bilden.

Som att gå från natt till dag

Efter att dokumenthanteringsexperterna på Ways visat MetaShare för Heba gick det fort. Med inspiration av hur företag med liknande behov gjort med filtrering och val av metadata införde Heba en ny struktur och arbetssätt. Alla medarbetare lärde sig att märka företagets dokument på ett enhetligt sätt. Därefter såg MetaShare till att alla hittar och arbetar i rätt dokument. För Heba har kombinationen tillgänglighet och ordning bland dokumenten varit som att gå från natt till dag.