Det finns m\u00e5nga applikationer i Microsoft 365 som hanterar dokument och det \u00e4r l\u00e4tt att g\u00e5 vilse. Den h\u00e4r artikeln v\u00e4gleder i hur du kan g\u00f6ra och t\u00e4nka f\u00f6r att hantera dokument p\u00e5 ett smart s\u00e4tt i Microsoft 365.<\/p>\n\n\n\n
OneDrive ers\u00e4tter hemkatalogen och skrivbordet med ett personligt dokumentbibliotek. OneDrive anv\u00e4nds fr\u00e4mst f\u00f6r att spara personligt inneh\u00e5ll, tidiga utkast som du inte k\u00e4nner dig bekv\u00e4m att dela med andra, eller dokument som inte beh\u00f6ver delas med andra.<\/p>\n\n\n\n
OneDrive ser till att dokument synkroniseras mellan dina enheter och molnet och att du kan komma \u00e5t filerna fr\u00e5n vilken enhet som helst. D\u00e4remot \u00e4r det en d\u00e5lig id\u00e9 att lagra dokument i OneDrive som alla p\u00e5 f\u00f6retaget beh\u00f6ver komma \u00e5t. N\u00e4r en medarbetare slutar tas OneDrive bort och d\u00e4rmed de dokument som lagras d\u00e4r.<\/p>\n\n\n\n
Microsoft Teams l\u00e4mpar sig v\u00e4l f\u00f6r en arbets- eller projektgrupp som samarbetar tillf\u00e4lligt kring ett litet antal dokument som inte \u00e4r viktiga f\u00f6r organisationen som helhet. En av f\u00f6rdelarna med Teams \u00e4r att du kan anv\u00e4nda samarbetsfunktioner som gemensamma kalendrar och projektplaner och att du kan chatta med dina kollegor.<\/p>\n\n\n\n
Metadata finns i v\u00e5r vardag utan att vi t\u00e4nker p\u00e5 det. Exempelvis anv\u00e4nder de flesta e-handelssajter metadata f\u00f6r att underl\u00e4tta f\u00f6r anv\u00e4ndare. N\u00e4r du handlar online hittar metadata det du vill k\u00f6pa genom att filtrera och s\u00f6ka efter varan.<\/p>\n\n\n\n
Tillhandah\u00e5ll homogena metadataf\u00e4lt f\u00f6r alla dokumentbibliotek i Microsoft 365. Anv\u00e4nd hanterade metadataf\u00e4lt som \u00e4r l\u00e4nkade till SharePoints termlagringsplats. Termlagringsplatsen \u00e4r en sorts begreppsdatabas som kan \u00e5teranv\u00e4ndas i alla samarbetsytor i Microsoft 365. Till exempel kan man definiera gemensamma dokumenttyper, processer eller nyckelord.<\/p>\n\n\n\n
B\u00f6rja med att definiera olika kategorier av samarbetsytor, till exempel gemensam avdelning, team, projekt och s\u00e4tt regler f\u00f6r dessa avseende metadata.<\/p>\n\n\n\n
Som standard \u00e4r inte Microsoft 365 konfigurerat f\u00f6r dokumenthantering. N\u00e4r du skapar olika team i Microsoft Teams eller SharePoint-webbplatser skapas ett unikt dokumentbibliotek. F\u00f6r att inte beh\u00f6va konfigurera varje bibliotek f\u00f6r sig och f\u00e5 ett enhetligt arbetss\u00e4tt b\u00f6r man ha en l\u00f6sning f\u00f6r att kunna best\u00e4lla samarbetsytor. Detta brukar kallas f\u00f6r provisionering.<\/p>\n\n\n\n
Det \u00e4r l\u00e4tt att g\u00e5 i f\u00e4llan att alla dokument sparas p\u00e5 ett och samma st\u00e4lle. F\u00f6r bland annat h\u00e5lla sig inom Microsoft 365s tekniska begr\u00e4sningar eller anpassa systemet till olika intressenter \u00e4r det bra att skapa flera samarbetsytor. N\u00e5gra exempel p\u00e5 anledningar till att g\u00f6ra detta \u00e4r:<\/p>\n\n\n\n
Till exempel b\u00f6r dokumenten i ledningsgruppen endast n\u00e5s av medlemmar i ledningsgruppen.<\/p>\n\n\n\n
I projektytor kanske du enbart vill se de dokument som \u00e4r relaterat till ett specifikt projekt. I projekt finns det dessutom ofta behov av att ha individuella \u00e5tkomstr\u00e4ttigheter.<\/p>\n\n\n\n
Dokument av vissa typer till exempel avtal kan sparas i en specifik samarbetsyta s\u00e5 att du f\u00e5r en logisk struktur \u00f6ver samtliga avtal oavsett vilket omr\u00e5de de tillh\u00f6r.<\/p>\n\n\n\n
I Microsoft 365 f\u00e5r man begr\u00e4nsad funktionalitet om man lagrar mer \u00e4n 5000 dokument i ett och samma bibliotek. Har man en st\u00f6rre dokumentm\u00e4ngd b\u00f6r dessa lagras i en egen samarbetsyta f\u00f6r att f\u00e5 en s\u00e5 bra upplevelse som m\u00f6jligt.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
V\u00e5r l\u00f6sning MetaShare installeras p\u00e5 toppen av SharePoint och inneb\u00e4r att du kan hantera dokument p\u00e5 ett helt nytt s\u00e4tt i Microsoft 365. MetaShare ers\u00e4tter inte SharePoint. MetaShare anv\u00e4nder SharePoints kraftfulla motor och adderar funktioner som f\u00f6rb\u00e4ttrar och f\u00f6renklar SharePoints gr\u00e4nssnitt.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e5gra f\u00f6rdelar med MetaShare:<\/p>\n\n\n\n