SharePoint \u00e4r en bra grund att ditt dokumenthanteringssystem p\u00e5. Problemet \u00e4r att SharePoint ocks\u00e5 \u00e4r \u00f6k\u00e4nt f\u00f6r att kr\u00e4va stor kunskap om plattformens inre mekanismer. SharePoint \u00e4r v\u00e4ldigt flexibelt, kanske f\u00f6r flexibelt. N\u00e4r du bygger din informationsmodell och dina beh\u00f6righeter har du m\u00e5nga alternativ och alla fungerar inte bra p\u00e5 l\u00e5ng sikt.<\/p>\n\n\n\n
Det finns tv\u00e5 s\u00e4tt p\u00e5 vilka du kan bygga din webbplatstopologi: med underwebbplatser eller webbplatssamlingar. Historiskt har det varit vanligt att skapa en enda webbplatssamling och sedan skapa flera underwebbplatser inom den. Till exempel skulle en underwebbplatser f\u00f6r varje projekt skapas i projektwebbplatssamlingen.<\/p>\n\n\n\n
Detta tillv\u00e4gag\u00e5ngss\u00e4tt, \u00e4ven om det \u00e4r enkelt och bekv\u00e4mt, har en del problem:<\/p>\n\n\n\n
Webbplatssamlingar har inga av dessa problem, men SharePoint saknar de r\u00e4tta verktygen f\u00f6r att hantera dem i stor skala.<\/p>\n\n\n\n
SharePoint till\u00e5ter skapandet av inneh\u00e5llstyper och kolumner p\u00e5 webbplats- eller listniv\u00e5. Det kan vara frestande f\u00f6r en webbplats\u00e4gare att skapa kolumner direkt i dokumentbiblioteket. Detta \u00e4r inte \u00f6nskv\u00e4rt om du vill bygga en konsekvent och \u00e5teranv\u00e4ndbar informationsmodell som hanteras centralt. Det b\u00e4sta s\u00e4ttet \u00e4r att publicera webbplatsinneh\u00e5llstyper fr\u00e5n Content Type Hub.<\/p>\n\n\n\n
Du kan hantera \u00e5tkomst till SharePoint-webbplatser p\u00e5 tv\u00e5 s\u00e4tt: Office 365-grupper eller SharePoint-grupper. N\u00e4r du skapar en modern gruppwebbplats i SharePoint Online skapas en Office 365-grupp automatiskt. Detta inneb\u00e4r n\u00e5gra biverkningar:<\/p>\n\n\n\n
Du vill f\u00f6rmodligen inte kladda ner din Exchange-server och dina anv\u00e4ndares Outlook med oanv\u00e4nda inkorgar och kalendrar. Om du har en v\u00e4lstrukturerad Active Directory b\u00f6r du \u00e5teranv\u00e4nda de grupper du har ist\u00e4llet f\u00f6r att skapa en ny grupp f\u00f6r varje Team Site. Att blanda dina strukturerade dokument med enstaka bilagor i Teams och Planner kan bli st\u00f6kigt. Till exempel, om du har obligatoriska f\u00e4lt eller fl\u00f6den som k\u00f6rs f\u00f6r nya dokument skulle det g\u00e4lla f\u00f6r enstaka sk\u00e4rmdumpar som publiceras i chatten s\u00e5v\u00e4l som din sjukf\u00f6rs\u00e4kring.<\/p>\n\n\n\n
Genom att skapa webbplatssamlingar utan Office 365-grupper f\u00e5r du det du beh\u00f6ver f\u00f6r dokumenthantering och inget mer. Att tilldela befintliga s\u00e4kerhetsgrupper till SharePoint-grupper h\u00e5ller din katalog snygg och snygg och det \u00e4r enkelt att l\u00e4gga till en ny anv\u00e4ndare p\u00e5 m\u00e5nga webbplatser.<\/p>\n\n\n\n
Inneh\u00e5llstyper \u00e4r SharePoints s\u00e4tt att gruppera upps\u00e4ttningar av kolumner som ska anv\u00e4ndas tillsammans. Tyv\u00e4rr \u00e4r det vanligt att de anv\u00e4nds felaktigt som ers\u00e4ttning f\u00f6r metadata. Detta g\u00f6r underh\u00e5llet sv\u00e5rt eftersom:<\/p>\n\n\n\n
Centralt hanterade dokumentmallar som \u00e4r tillg\u00e4ngliga p\u00e5 alla webbplatser \u00e4r inte m\u00f6jliga att konfigurera i SharePoint. Vanligtvis kopplar du en mall till en inneh\u00e5llstyp. Du \u00e4r begr\u00e4nsad till en mall f\u00f6r inneh\u00e5llstyp. Med denna metod f\u00e5r du snabbt m\u00e5nga identiska inneh\u00e5llstyper.<\/p>\n\n\n\n
Vissa organisationer l\u00e4gger sina mallar i filservern on prem eller i ett organization asset library om man k\u00f6r Office 365. Nackdelen med detta \u00e4r att nya dokument skapas p\u00e5 anv\u00e4ndarnas skrivbord och inte hanteras av SharePoint f\u00f6rr\u00e4n det laddas upp.<\/p>\n\n\n\n
Du kan l\u00e4gga till mallar i moderna dokumentbibliotek. Dessa lagras dock lokalt i det biblioteket och hanteras d\u00e4rf\u00f6r inte centralt.<\/p>\n\n\n\n
Att hitta en webbplats som du inte har bokm\u00e4rkt \u00e4r inte l\u00e4tt i SharePoint. Delve f\u00f6rs\u00f6ker f\u00f6resl\u00e5 webbplatser f\u00f6r dina anv\u00e4ndare baserat p\u00e5 deras och deras kollegas aktivitet. Det kan dock inte f\u00f6ruts\u00e4ga vilken sida du beh\u00f6ver komma \u00e5t vid en given tidpunkt. Det g\u00e5r att s\u00f6ka efter webbplatser i Microsoft Search men det finns ingen bra \u00f6versikt och det g\u00e5r inte att tagga webbplatser med metadata.<\/p>\n\n\n\n
Att se till att dina webbplatser skapas korrekt \u00e4r mycket sv\u00e5rt med SharePoint. F\u00f6r det f\u00f6rsta kan slutanv\u00e4ndare skapa webbplats p\u00e5 eget initiativ som standard. Detta kan g\u00f6ra att m\u00e5nga webbplatser och grupper skapas med fel informationsmodell och fel s\u00e4kerhetsinst\u00e4llningar. Om du inte har inaktiverat detta kan du redan ha m\u00e5nga okontrollerade webbplatser.<\/p>\n\n\n\n
Site template \u00e4r det moderna s\u00e4ttet att skapa \u00e5teranv\u00e4ndbara konfigurationer f\u00f6r nya webbplatser. Dessa kan bland annat inkludera din informationsmodell. Att skapa webbplatsdesigner kr\u00e4ver SharePoint-utvecklarkompetens. Problem uppst\u00e5r n\u00e4r du har m\u00e5nga sajter och du beh\u00f6ver \u00e4ndra n\u00e5got retroaktivt, till exempel l\u00e4gga till en ny inneh\u00e5llstyp. D\u00e5 m\u00e5ste \u00e4ven det g\u00f6ras av en utvecklare.<\/p>\n\n\n\n
Som standard beviljas webbplats\u00e4gare Full Control-beh\u00f6righeter f\u00f6r sin webbplatssamling. Detta inneb\u00e4r stor risk. En s\u00e5dan anv\u00e4ndare kan:<\/p>\n\n\n\n
Att arbeta med dokument \u00e4r en annan upplevelse beroende p\u00e5 sammanhanget. Det moderna dokumentbiblioteket, det klassiska dokumentbiblioteket och fliken Filer i Teams \u00e4r tekniskt sett gr\u00e4nssnitt f\u00f6r samma sak men anv\u00e4ndarupplevelsen \u00e4r helt annorlunda.<\/p>\n\n\n\n
Att s\u00f6ka i SharePoint Online \u00e4r sv\u00e5rt eftersom du inte kan se i vilket sammanhang du s\u00f6ker. Ibland s\u00f6ker du inom ett bibliotek, ibland inom en webbplats eller ibland globalt. S\u00f6krutan ser likadan ut i alla dessa fall. Vi kan inte riktigt skylla p\u00e5 anv\u00e4ndarna f\u00f6r deras f\u00f6rvirring i det h\u00e4r fallet.<\/p>\n\n\n\n
Processen att ladda upp dokument till SharePoint kan vara mycket sv\u00e5r att f\u00f6rst\u00e5 f\u00f6r anv\u00e4ndare som har l\u00e5ng erfarenhet av att arbeta med filservrar d\u00e4r du bl\u00e4ddrar till en plats och sparar filen d\u00e4r. I SharePoint laddar du f\u00f6rst upp och st\u00e4ller sedan in filens metadata.<\/p>\n\n\n\n
MetaShare \u00e4r en app f\u00f6r dokumenthantering i Office 365 som f\u00f6rb\u00e4ttrar SharePoint. Det \u00e4r en del av dokumenthanteringen tillsammans med OneDrive, Teams, Office Groups och SharePoint. MetaShare ska hj\u00e4lpa och f\u00f6renkla f\u00f6r organisationen och anv\u00e4ndarnas arbete med dokument i SharePoint.<\/p>\n\n\n\n
S\u00e5 h\u00e4r \u00e4r MetaShare konfigurerad f\u00f6r att till\u00e4mpa en homogen standard p\u00e5 inst\u00e4llningar f\u00f6r metadata och dokumenthantering.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r du skapar en arbetsyta i MetaShare skapas automatiskt en associerad webbplatssamling \u00e5t dig. Detta \u00e4r en standard Team Site utan n\u00e5gon anpassad kod uppladdad till den. Webbplatsen \u00e4r bara konfigurerad enligt en av dina arbetsytakonfigurationer. Vi anv\u00e4nder standarddokumentbiblioteket f\u00f6r fillagring s\u00e5 det finns ingen f\u00f6rvirring om var ett dokument ska sparas n\u00e4r du anv\u00e4nder funktionen Spara som i Office till exempel.<\/p>\n\n\n\n
Arbetsytans konfiguration anger vilka inneh\u00e5llstyper som ska l\u00e4ggas till i biblioteket och vilka filter och kolumner som ska vara synliga i vyn.<\/p>\n\n\n\n
Om du g\u00f6r en \u00e4ndring i en konfiguration sprids den automatiskt till alla befintliga arbetsytor. Du beh\u00f6ver inte anst\u00e4lla en utvecklare bara f\u00f6r att l\u00e4gga till en ny inneh\u00e5llstyp till en upps\u00e4ttning webbplatser.<\/p>\n\n\n\n
Ist\u00e4llet f\u00f6r att ge \u00e4garna Full kontroll l\u00e4gger vi till en anpassad beh\u00f6righetsniv\u00e5 som heter Administrera. Detta ger \u00e4garna samma beh\u00f6righeter som medlem plus att hantera medlemmar i grupper och kassera utcheckade dokument. P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt kan \u00e4gare hantera beh\u00f6righeter p\u00e5 ett s\u00e4kert s\u00e4tt, det finns ingen risk f\u00f6r att webbplatsen g\u00e5r s\u00f6nder eller felaktigt raderas.<\/p>\n\n\n\n
I MetaShare anger du en separat administrat\u00f6rsanv\u00e4ndare som l\u00e4ggs till som webbplatssamlingsadministrat\u00f6r p\u00e5 alla webbplatser som MetaShare skapar. Detta konto \u00e4r endast avsett f\u00f6r fels\u00f6kning och b\u00f6r inte anv\u00e4ndas till vardags.<\/p>\n\n\n\n
En traditionell filserver anv\u00e4nder en mapphierarki och anv\u00e4nder en dimension f\u00f6r att hitta dokument. N\u00e5gon designar mapphierarkin f\u00f6r organisationens och tycker att det \u00e4r den mest logiska strukturen f\u00f6r dokumenten. Det \u00e4r bara det att strukturen \u00e4r s\u00e4llan logisk f\u00f6r andra.<\/p>\n\n\n\n
En flerdimensionell struktur g\u00f6r det m\u00f6jligt att lagra, s\u00f6ka och filtrera dokument, inte bara i en dimension \u2013 utan \u00e4ven i flera dimensioner. Dimensioner som \u00e4r viktiga f\u00f6r din organisation.<\/p>\n\n\n\n
MetaShare uppmuntrar dig att bygga din informationsmodell flerdimensionellt enligt best practice. Detta inneb\u00e4r att inneh\u00e5llstyper skapas och publiceras fr\u00e5n Content Type Hub, taxonomin byggs i termlagringsplatsena och hanterade metadatakolumner anv\u00e4nds f\u00f6r att tagga dokument. P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt \u00e4r din informationsmodell robust och kan \u00e4ndras utan st\u00f6rre anstr\u00e4ngning.<\/p>\n\n\n\n
Du kan ocks\u00e5 anv\u00e4nda samma taxonomi f\u00f6r att tagga arbetsytor. P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt kan dina anv\u00e4ndare filtrera sig fram till arbetsytan de beh\u00f6ver arbeta i. Om du har en stor upps\u00e4ttning dokument med samma metadata, \u00f6verv\u00e4g att l\u00e4gga till dem i en arbetsyta som sedan \u00e4r taggad med dessa gemensamma v\u00e4rden.<\/p>\n\n\n\n
I MetaShare \u00e4r dokumentmallar associerade med termer snarare \u00e4n inneh\u00e5llstyper. Detta tar bort begr\u00e4nsningen en mall per inneh\u00e5llstyp. En term kan ha m\u00e5nga mallar och en mall kan associeras med m\u00e5nga termer. Du kan ocks\u00e5 ha allm\u00e4nna mallar som inte \u00e4r kopplade till n\u00e5gon term.<\/p>\n\n\n\n
Dessa associationer visas sedan som f\u00f6rslag n\u00e4r du skapar dokument i MetaShare. Om dokumentet till exempel \u00e4r taggat med termen brev, kommer anv\u00e4ndarna att f\u00f6resl\u00e5s en eller flera brevmallar.<\/p>\n\n\n\n
Vi har inga begr\u00e4nsningar f\u00f6r vilka mallar som kan anv\u00e4ndas med termerna. Det finns inget hinder f\u00f6r anv\u00e4ndare att anv\u00e4nda andra mallar \u00e4n de f\u00f6reslagna utifall administrat\u00f6ren missat att g\u00f6ra en association.<\/p>\n\n\n\n
Eftersom det \u00e4r enkelt att skapa ett dokument fr\u00e5n en mall, uppmuntras anv\u00e4ndare att skapa nya dokument som lagras i SharePoint fr\u00e5n b\u00f6rjan. Anv\u00e4ndarna gl\u00f6mmer allts\u00e5 inte att ladda upp filer till dokumenthanteringssystemet.<\/p>\n\n\n\n
I MetaShare skapar och hittar du samarbetsytor och dokument p\u00e5 samma s\u00e4tt. Detta inneb\u00e4r att du kommer att l\u00e4gga mindre tid p\u00e5 att utbilda dina anv\u00e4ndare.<\/p>\n\n\n\n
Du s\u00f6ker alltid inom ramen f\u00f6r det du ser p\u00e5 sk\u00e4rmen, t.ex. inom en samarbetsyta eller samtliga dokument.<\/p>\n\n\n\n
Automatisk taggning \u00e4r en funktion i MetaShare som g\u00f6r uppladdning av dokument mycket mer naturligt. Du kan b\u00f6rja med att v\u00e4lja ett eller flera filter och sedan kommer de att vara f\u00f6rifyllda i metadataformul\u00e4ret f\u00f6r att skapa eller ladda upp dokument. Detta arbetsfl\u00f6de liknar hur du arbetar p\u00e5 en filserver d\u00e4r du f\u00f6rst bl\u00e4ddrar och sedan sparar.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Utmaningar med dokumenthantering i SharePoint SharePoint \u00e4r en bra grund att ditt dokumenthanteringssystem p\u00e5. Problemet \u00e4r att SharePoint ocks\u00e5 \u00e4r \u00f6k\u00e4nt f\u00f6r att kr\u00e4va stor kunskap om plattformens inre mekanismer. SharePoint \u00e4r v\u00e4ldigt flexibelt, kanske … <\/p>\n