Microsoft 365 ger organisationer m\u00e5nga m\u00f6jligheter att skapa, dela och samarbeta kring dokument. Men fler m\u00f6jligheter inneb\u00e4r ocks\u00e5 fler val. Vad ska sparas i Teams? Vad h\u00f6r hemma i OneDrive? Vilka dokument beh\u00f6ver organisationen kunna hitta och anv\u00e4nda \u00e4ven om flera \u00e5r \u2013 och vem ansvarar f\u00f6r att informationen \u00e4r korrekt, s\u00e4ker och aktuell?<\/p>\n\n\n\n
Utan gemensamma principer v\u00e4xer l\u00e4tt olika arbetss\u00e4tt fram. Dokument hamnar p\u00e5 olika platser, kopior b\u00f6rjar cirkulera och det blir sv\u00e5rt att veta vilken version som g\u00e4ller. <\/p>\n\n\n\n
D\u00e4rf\u00f6r beh\u00f6ver organisationen tydliga riktlinjer f\u00f6r dokumenthantering.<\/p>\n\n\n\n
Bra dokumenthantering handlar inte bara om var en fil sparas. Dokumenthanteringen beh\u00f6ver vara centraliserad och strukturerad, s\u00e5 att organisationens viktiga information \u00e4r enkel att hitta, anv\u00e4nda och f\u00f6rvalta \u00f6ver tid. Strukturen b\u00f6r ocks\u00e5 vara f\u00f6r\u00e4ndringst\u00e5lig och s\u00e5 l\u00e5ngt som m\u00f6jligt organisationsoberoende \u2013 den ska fungera \u00e4ven n\u00e4r m\u00e4nniskor byter roller, organisationen f\u00f6r\u00e4ndras eller nya arbetss\u00e4tt inf\u00f6rs.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e5gra bra grundprinciper \u00e4r att:<\/p>\n\n\n\n
En av de viktigaste fr\u00e5gorna att reda ut \u00e4r vilken roll olika delar av Microsoft 365 ska ha.<\/p>\n\n\n\n
OneDrive passar f\u00f6r personliga arbetsdokument, anteckningar och tidiga utkast. Information som organisationen beh\u00f6ver kunna hitta, dela och f\u00f6rvalta \u00f6ver tid b\u00f6r d\u00e4remot inte vara beroende av en enskild medarbetares personliga lagringsyta.<\/p>\n\n\n\n
Teams \u00e4r framf\u00f6r allt en samarbetsyta. H\u00e4r kommunicerar vi, m\u00f6ts och arbetar tillsammans. Under ett p\u00e5g\u00e5ende samarbete uppst\u00e5r naturligtvis ocks\u00e5 dokument.<\/p>\n\n\n\n
Men alla dokument som skapas i Teams \u00e4r inte tillf\u00e4lliga arbetsdokument. N\u00e4r ett dokument har ett l\u00e5ngsiktigt v\u00e4rde f\u00f6r organisationen beh\u00f6ver det omfattas av organisationens gemensamma struktur och regler f\u00f6r dokumenthantering.<\/p>\n\n\n\n
SharePoint \u00e4r Microsoft 365:s plattform f\u00f6r gemensam dokumenthantering. En bra utg\u00e5ngspunkt \u00e4r att best\u00e4mma vilka SharePoint-sajter som ska anv\u00e4ndas och vilken specifik dokumentm\u00e4ngd varje sajt ska hantera. Varje SharePoint-sajt beh\u00f6ver sedan ha en genomarbetad struktur som g\u00f6r det tydligt var olika dokument ska hanteras.<\/p>\n\n\n\n
P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt kan organisationens dokument hanteras strukturerat med exempelvis beh\u00f6righeter, metadata och gemensamma arbetss\u00e4tt. Det viktiga \u00e4r inte bara tekniken, utan att organisationen best\u00e4mmer vilken information som ska finnas var och vilka principer som ska g\u00e4lla f\u00f6r den.<\/p>\n\n\n\n
Inom varje SharePoint-sajt beh\u00f6ver dokumenten organiseras p\u00e5 ett s\u00e4tt som \u00e4r logiskt och h\u00e5llbart \u00f6ver tid. I st\u00e4llet f\u00f6r att bygga strukturen enbart p\u00e5 mappar kan dokumenten beskrivas med metadata.<\/p>\n\n\n\n
Metadata beskriver vad dokumentet \u00e4r \u2013 exempelvis dokumenttyp, kund, projekt, avtalstyp eller ansvarig. Det g\u00f6r det m\u00f6jligt att s\u00f6ka, filtrera och skapa olika vyer av samma information utifr\u00e5n verksamhetens behov.<\/p>\n\n\n\n
En genomt\u00e4nkt metadatastruktur g\u00f6r dokumenthanteringen mindre beroende av att anv\u00e4ndaren k\u00e4nner till en viss mappstruktur. Den skapar ocks\u00e5 b\u00e4ttre f\u00f6ruts\u00e4ttningar f\u00f6r att information ska kunna f\u00f6rvaltas och \u00e5teranv\u00e4ndas \u00f6ver tid.<\/p>\n\n\n\n
En enkel princip \u00e4r att s\u00e5 l\u00e5ngt som m\u00f6jligt dela en l\u00e4nk till dokumentet i st\u00e4llet f\u00f6r att skicka en kopia som bilaga.<\/p>\n\n\n\n
Det minskar risken f\u00f6r att flera versioner av samma dokument b\u00f6rjar cirkulera. Det g\u00f6r det ocks\u00e5 l\u00e4ttare att styra vem som har \u00e5tkomst och att s\u00e4kerst\u00e4lla att mottagaren arbetar med den aktuella versionen.<\/p>\n\n\n\n
Hur ett dokument f\u00e5r delas b\u00f6r samtidigt styras av informationens k\u00e4nslighet. Viss information kan delas externt, annan bara internt och s\u00e4rskilt k\u00e4nslig information kan kr\u00e4va betydligt striktare beh\u00f6righeter.<\/p>\n\n\n\n
Teknik och riktlinjer r\u00e4cker inte om ingen ansvarar f\u00f6r att de fungerar i vardagen.<\/p>\n\n\n\n
Organisationen beh\u00f6ver d\u00e4rf\u00f6r ocks\u00e5 best\u00e4mma vem som ansvarar f\u00f6r strukturen, vem som ser till att riktlinjerna h\u00e5lls aktuella och vilket ansvar chefer och medarbetare har.<\/p>\n\n\n\n
Riktlinjerna beh\u00f6ver dessutom f\u00f6ljas upp och utvecklas n\u00e4r verksamheten, regelverken eller tekniken f\u00f6r\u00e4ndras.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r ni tar fram eller ser \u00f6ver era riktlinjer f\u00f6r dokumenthantering kan ni b\u00f6rja med att svara p\u00e5 f\u00f6ljande fr\u00e5gor:<\/p>\n\n\n\n
Vilka dokument ska hanteras och var ska de lagras? <\/strong>Har ni identifierat era olika dokumentm\u00e4ngder och beslutat vilka lagringsplatser som ska anv\u00e4ndas f\u00f6r respektive typ av information?<\/p>\n\n\n\n Hur ska dokumenten struktureras? <\/strong>Ska dokument organiseras utifr\u00e5n processer, funktioner, informationsgrupper eller andra stabila principer \u2013 och vilken modell \u00e4r mest l\u00e5ngsiktigt h\u00e5llbar f\u00f6r verksamheten?<\/p>\n\n\n\n Hur ska dokument kunna hittas? <\/strong>Vilka metadata, etiketter eller klassificeringar beh\u00f6ver anv\u00e4ndas f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla god s\u00f6kbarhet, filtrering och \u00e5tkomst till information?<\/p>\n\n\n\n Vilka krav finns p\u00e5 informationss\u00e4kerhet? <\/strong>Hanterar ni k\u00e4nsliga eller verksamhetskritiska dokument som beh\u00f6ver klassificeras, skyddas eller omfattas av s\u00e4rskilda s\u00e4kerhets\u00e5tg\u00e4rder?<\/p>\n\n\n\n Vem ska ha tillg\u00e5ng till vad? <\/strong>Hur ska beh\u00f6righeter, roller och ansvar f\u00f6r dokument och lagringsplatser utformas f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla korrekt \u00e5tkomst?<\/p>\n\n\n\n Vilka lagar, regler och interna krav m\u00e5ste f\u00f6ljas? <\/strong>Finns det krav fr\u00e5n exempelvis GDPR, NIS2, branschregler eller interna styrdokument som p\u00e5verkar dokumenthanteringen?<\/p>\n\n\n\n Hur ska dokumentens livscykel hanteras? <\/strong>Hur l\u00e4nge ska dokument sparas, n\u00e4r ska de gallras eller arkiveras, och vilka regler g\u00e4ller f\u00f6r detta?<\/p>\n\n\n\n Hur ska dokumenthanteringen f\u00f6rvaltas \u00f6ver tid? <\/strong>Finns tydliga riktlinjer, dokument\u00e4gare, f\u00f6rvaltningsansvariga och rutiner f\u00f6r utbildning, uppf\u00f6ljning och f\u00f6rb\u00e4ttring av dokumenthanteringen?<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Bra dokumenthantering handlar i grunden om att g\u00f6ra det enkelt att g\u00f6ra r\u00e4tt. Med tydliga principer, en gemensam struktur och r\u00e4tt st\u00f6d i Microsoft 365 blir informationen l\u00e4ttare att hitta, s\u00e4krare att hantera och enklare att f\u00f6rvalta \u00f6ver tid.<\/p>\n\n\n\n MetaShare hj\u00e4lper organisationer att oms\u00e4tta de h\u00e4r principerna i praktiken. Med metadata som grund skapar MetaShare struktur i SharePoint och g\u00f6r det enklare att hitta, hantera och s\u00e4kra dokument i Microsoft 365 \u2013 utan att anv\u00e4ndarna beh\u00f6ver navigera i komplexa mappstrukturer. <\/p>\n\n\n\n Vill du se hur MetaShare kan skapa en enklare och mer strukturerad dokumenthantering i SharePoint?<\/p>\n\n\n\nFr\u00e5n riktlinjer till ett arbetss\u00e4tt som fungerar<\/h2>\n\n\n\n
MetaShare<\/h2>\n\n\n\n