Att bygga ett intran\u00e4t som b\u00e5de \u00e4r anv\u00e4ndarv\u00e4nligt och h\u00e5llbart \u00e4r en utmaning f\u00f6r m\u00e5nga organisationer. F\u00f6r att lyckas kr\u00e4vs noggrant f\u00f6rarbete och en l\u00e5ngsiktig strategi.<\/p>\n\n\n\n
Per Jarlemark, expert p\u00e5 intran\u00e4t och dokumenthantering, delar sina b\u00e4sta tips f\u00f6r att skapa en flexibel l\u00f6sning som inte bara g\u00f6r det enkelt f\u00f6r medarbetarna att hitta r\u00e4tt information, utan som ocks\u00e5 kan anpassas och utvecklas \u00f6ver tid.<\/p>\n\n\n\n
Hej Per!<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n Vad \u00e4r nyckeln till framg\u00e5ng n\u00e4r man bygger ett intran\u00e4t i SharePoint?<\/strong> Hur kan ett s\u00e5dant planeringsarbete se ut?<\/strong> Hur kan man s\u00e4kerst\u00e4lla att intran\u00e4tet f\u00f6rblir h\u00e5llbart och l\u00e4tt att underh\u00e5lla \u00f6ver tid? Hur b\u00f6r intran\u00e4tets navigering struktureras f\u00f6r att vara b\u00e5de effektiv och anv\u00e4ndarv\u00e4nlig?<\/strong> Det kan ibland dock vara viktigt att bevara en viss avdelningsstruktur, eftersom det kan finnas specifik information som \u00e4r relevant enbart f\u00f6r en viss grupp eller funktion i organisationen. Genom att inkludera specifika sidor eller siter enbart f\u00f6r specifika avdelningar\/grupper kan du hj\u00e4lpa medarbetarna att snabbt hitta den information som \u00e4r direkt relaterad till deras dagliga arbete, samtidigt som de har tillg\u00e5ng till information fr\u00e5n andra delar av organisationen.<\/p>\n\n\n\n En effektiv l\u00f6sning kan vara att anv\u00e4nda en hybridmodell d\u00e4r intran\u00e4tets huvudsakliga struktur baseras p\u00e5 funktioner och processer, men d\u00e4r avdelningar finns tillg\u00e4ngliga som l\u00e4nkar eller underkategorier. Detta g\u00f6r att b\u00e5de behovet av en helhets\u00f6versikt och avdelningsspecifik information tillgodoses, utan att skapa on\u00f6dig komplexitet.<\/p>\n\n\n\n Hur kan man s\u00e4kerst\u00e4lla att r\u00e4tt version av ett dokument \u00e4r l\u00e4tt att hitta p\u00e5 intran\u00e4tet?<\/strong> Hur kan man skapa en l\u00e5ngsiktig och flexibel struktur f\u00f6r intran\u00e4tet?<\/strong> Beh\u00f6ver du hj\u00e4lp att bygga ett h\u00e5llbart och anv\u00e4ndarv\u00e4nligt intran\u00e4t?<\/strong> Ways f\u00e5r i uppdrag att ta Rejlers intran\u00e4t till n\u00e4sta niv\u00e5<\/a><\/p>\n\n\n\n
F\u00f6r att bygga ett h\u00e5llbart och effektivt intran\u00e4t \u00e4r en noggrant genomt\u00e4nkt planering avg\u00f6rande fr\u00e5n start. N\u00e4r SharePoint v\u00e4l \u00e4r installerat kan det vara frestande att b\u00f6rja anv\u00e4nda det direkt. Varje g\u00e5ng n\u00e5gon har sagt \u201cVi l\u00e4gger upp det s\u00e5 h\u00e4r f\u00f6r tillf\u00e4llet och ordnar det ordentligt senare\u201d, s\u00e5 fungerar det inte. SharePoint \u00e4r en s\u00e5 enorm plattform att om du inte vet vart du \u00e4r p\u00e5 v\u00e4g med den i framtiden, kommer du inte komma n\u00e5gonstans.<\/p>\n\n\n\n
Det handlar om att tydligt definiera vilket inneh\u00e5ll som ska finnas p\u00e5 intran\u00e4tet, hur informationen ska organiseras, och hur intran\u00e4tet ska samspela med andra kommunikationskanaler som Microsoft Teams eller Viva Engage. En v\u00e4lstrukturerad plan s\u00e4kerst\u00e4ller inte bara att intran\u00e4tet \u00e4r anv\u00e4ndarv\u00e4nligt utan ocks\u00e5 att det kan utvecklas och anpassas i takt med organisationens f\u00f6r\u00e4nderliga behov.<\/p>\n\n\n\n
<\/strong>F\u00f6r att skapa en l\u00e5ngsiktig och h\u00e5llbar struktur p\u00e5 intran\u00e4tet \u00e4r det viktigt att t\u00e4nka p\u00e5 hur informationen ska h\u00e5llas uppdaterad och l\u00e4ttillg\u00e4nglig. Metadata spelar en central roll i detta. Genom att tagga dokument, nyheter och sidor p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt kan vissa delar av informationen p\u00e5 intran\u00e4tet uppdateras automatiskt utan att beh\u00f6va redigera varje enskild sida manuellt. Detta g\u00f6r systemet b\u00e5de dynamiskt och l\u00e4tt att underh\u00e5lla \u00f6ver tid, vilket bidrar till att bibeh\u00e5lla en anv\u00e4ndarv\u00e4nlig upplevelse \u00e4ven n\u00e4r inneh\u00e5llet v\u00e4xer. Med metadata kan man \u00e4ven f\u00f6renkla f\u00f6r redakt\u00f6rer i arbetet med att h\u00e5lla sidorna uppdaterade.<\/p>\n\n\n\n
Navigeringen p\u00e5 intran\u00e4tet b\u00f6r vara process- eller funktionsbaserad snarare \u00e4n organisationsbaserad. Det inneb\u00e4r att informationen organiseras efter arbetsfl\u00f6den och funktioner snarare \u00e4n avdelningar. P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt blir det l\u00e4ttare f\u00f6r medarbetarna att hitta relevant information, \u00e4ven om den kommer fr\u00e5n olika avdelningar.<\/p>\n\n\n\n
Ett vanligt problem \u00e4r att dokument bifogas direkt till sidor eller nyheter, vilket g\u00f6r det sv\u00e5rt att hitta den senaste versionen n\u00e4r \u00e4ldre dokument dyker upp i s\u00f6kresultaten. En l\u00f6sning \u00e4r att anv\u00e4nda l\u00e4nkar till de korrekta dokumenten helst med s\u00f6kning med r\u00e4tt metadata-taggar f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla att informationen man l\u00e4nkar till \u00e4r korrekt och uppdaterad \u00f6ver tid.<\/p>\n\n\n\n
F\u00f6r att bygga en h\u00e5llbar struktur b\u00f6r man undvika att knyta intran\u00e4tet f\u00f6r mycket till specifika organisatoriska enheter. Flexibiliteten g\u00f6r att intran\u00e4tet kan anpassas till framtida behov. Regelbundna uppdateringar och genomg\u00e5ngar av strukturen \u00e4r ocks\u00e5 viktiga f\u00f6r att h\u00e5lla intran\u00e4tet relevant \u00f6ver tid.<\/p>\n\n\n\nPer Jarlemarks b\u00e4sta tips<\/h2>\n\n\n\n
\n
Om du \u00e4r os\u00e4ker p\u00e5 hur du ska komma ig\u00e5ng med att skapa eller f\u00f6rb\u00e4ttra ditt intran\u00e4t, eller om du vill ha expertr\u00e5d om hur du b\u00e4st strukturerar och planerar f\u00f6r framtiden, tveka inte att kontakta: Per Jarlemark, p\u00e5 +46708-950 950 eller per.jarlemark@ways.se<\/a><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\nL\u00e4s mer<\/h2>\n\n\n\n