När du ersätter dina mappar med metadata kommer du att kunna använda fler av funktionerna i Microsoft 365 på ett helt nytt, och betydligt mer effektivt sätt.
Med en metadatastruktur är det enkelt att hitta, arbeta med och återanvända dokument.
MetaShares användarvänliga och filterbaserade navigering gör det lättare att hitta dina dokument. MetaShare taggar dina dokument med metadata, vilket eliminerar det gamla sättet att bläddra i stora mängder mappar.
MetaShare möjliggör flera sätt att intuitivt hitta dina dokument, men också att effektivt navigera över alla dokument i din organisation. Metadata blir dina sökfilter. Genom att klicka på metadata som du har tilldelat dina dokument skapar du filter som snabbt och automatiskt hjälper dig att hitta de dokument du behöver. Om det behövs kan du också kombinera metadatafiltret med traditionella dokumentmappar.
Genom att ersätta mappar med metadata kommer du att:
- Snabbt hitta dokument med enkel filtrering.
- Göra sökmotorn i Microsoft 365/SharePoint kraftfullare, eftersom du också kan förfina dina sökresultat med metadata.
- Minska antalet dubbletter, ett original med olika versioner snarare än dubbletter.
- Märka viktiga dokument med lämpliga taggar så att de enkelt kan identifieras.
- Aktivera olika grader av automatisering, till exempel automatisk radering, arkivering och skapande av olika arbetsflöden.
MetaShare automatiserar arbetet
MetaShare tillämpar homogena metadatastrukturer och dokumenthanteringsinställningar i Microsoft 365 vilket ger dig full kontroll över dina dokument.
- Arbetsytor behöver inte konfigureras manuellt, eftersom MetaShare homogent tillämpar inställningar, filter och vyer över alla samarbetsytor i en viss konfiguration.
- Taggar dokument automatiskt baserat på användarnas sammanhang. När du laddar upp eller skapar dina dokument ser det unika märkningssystemet till att strukturera dina dokument på ett tydligt sätt direkt.
- Användare tvingas fylla i obligatoriska metadatafält när de laddar upp/skapar dokument, vilket säkerställer att dokumenten överensstämmer med din dokumenthanteringspolicy.
- Det är enkelt att skapa dokument med MetaShares unika ”föreslagna mallar -funktion” där metadata tillämpas vid dokumentets skapande.
Designa din egen metadatastruktur
MetaShare är mycket flexibelt och byggt för att passa din organisations etablerade dokumentstruktur och ordförråd, komponenter som bygger upp din metadatastruktur. Det är enkelt att byta till MetaShare eftersom användarna kommer att känna igen sin nuvarande dokumentstruktur och gradvis kunna använda sig av alla nya möjligheter.’