Två av fem. Så många chefer tycker att IT-strul är den värsta energitjuven på jobbet, enligt en färsk undersökning bland chefer, genomförd av tidningen Chef*.
”Det rimliga vore att kalla IT-strulet för vad det är: ett allvarligt digitalt arbetsmiljöproblem”, säger IT-experten Jonas Söderström, som kommenterar till undersökningen i tidningen Chef Nr 8 2024.
Söderström menar att de digitala systemen är underskattade som energitjuvar på jobbet och listar sina sex bästa råd för att få bukt med problemet. Råd som vi på Ways delar, och lyfter fram i våra konsultuppdrag inom verksamhetsutveckling och kravställning.
- Utvärdera det gamla. Se till att nuvarande arbetssätt utvärderas grundligt innan nya IT-system utvecklas eller köps in. Vad är bra, vad är dåligt? Finns nyttiga, underskattade sidoeffekter av det gamla arbetssättet som riskerar att försvinna med det nya?
- Sätt effektmål. Se till att det finns klara effektmål för vad det nya systemet ska uppnå. Förutom tiden det tar att utföra en uppgift, kan det vara att se till att antalet fel minimeras. Antalet klick för att göra en uppgift kan vara en grov mätare på hur krångligt eller lätt det blir.
- Jämför med andra. Finns det nya systemet redan i bruk i andra verksamheter? Kolla med användarna där hur nöjda eller missnöjda de är.
- Kräv besked om underhåll. Vad kommer det nya systemet att kräva av underhåll, uppdateringar och säkerhetsrutiner? Kräv en redovisning, i tid och personal. Följ upp och kontrollera efter införandet.
- Säkra användbarhetskompetens. Säkerställ att minst en person med kompetens inom användbarhet finns med som er ambassadör under hela utvecklings- och implementeringsperioden. Är det ett mycket stort projekt kan det behövas flera.
- Utbilda och säkerställ fortlöpande stöd. Avsätt ordentligt med planerad tid för utbildning, träning och stöd, med uppföljning och repetition. Gör också en plan för hur man kan sätta in extra resurser vid införandet, om systemet visar sig krångligare eller besvärligare än befarat.
* Webbaserad undersökning utförd av tidningen Chef i maj 2024 med 698 svar. Av respondenterna är 70% kvinnor och 30% män. 41% är mellanchefer eller motsvarande. 32% chefer på lednings-eller stabsnivå och 18% gruppchefer.