När Ways nyligen bjöd in till webbinariet ”Från dokumentkaos till kontroll – så har Skellefteå kommun gjort” blev det tydligt att intresset för strukturerad informationshantering är större än någonsin. Under webbinariet delade Tobias Lundmark från Skellefteå kommun med sig av erfarenheterna från kommunens omfattande arbete med att skapa ordning i en informationsmiljö som omfattade omkring 27 miljoner dokument. Ett arbete som inte bara handlat om teknik, utan om att etablera gemensamma arbetssätt, tydliga informationsstrukturer och långsiktig kontroll över verksamhetens information.
Från lokala strukturer till gemensamma arbetssätt
Utgångsläget var välbekant för många organisationer. Information lagrades på olika sätt i olika förvaltningar och det saknades en gemensam struktur för dokument utanför verksamhetssystemen. Konsekvensen blev att information var svår att hitta, svår att förvalta och svår att styra utifrån regelverk och informationssäkerhetskrav. För Skellefteå kommun blev lösningen att arbeta processorienterat istället för organisationsorienterat. Genom att låta verksamhetens processer styra hur information organiseras skapades en struktur som är hållbar över tid, även när organisationen förändras.
Dokumenthantering som stödjer verksamheten
En viktig lärdom från projektet är att dokumenthantering inte är ett IT-projekt. För att lyckas krävs tydligt ledningsstöd, definierat informationsägarskap och en organisation som kan förvalta både struktur och arbetssätt över tid. Under webbinariet betonades också vikten av att göra det enkelt för användarna att göra rätt. Genom att automatisera metadatahantering, behörigheter och informationslivscykel minskar behovet av manuella beslut samtidigt som kvaliteten ökar.
MetaShare blev en viktig pusselbit
För att omsätta strategin i praktiken valde Skellefteå kommun att bygga sin lösning på Microsoft 365 och MetaShare. Lösningen ger användarna ett enhetligt sätt att hitta, hantera och dela information samtidigt som metadata används för att stödja sökning, automatisering, gallring och framtida AI-användning. Kommunen har även infört automatiserade gallringsregler och skapat förutsättningar för integration med e-arkiv, vilket stärker kontrollen över informationens hela livscykel.
En fråga som berör allt fler kommuner
Det stora intresset för webbinariet visar att många kommuner står inför liknande utmaningar. Informationsmängderna växer snabbt samtidigt som kraven på informationssäkerhet, efterlevnad och AI-mognad ökar. Skellefteå kommuns erfarenheter visar att vägen framåt inte handlar om fler mappar eller fler system – utan om att skapa struktur, tydligt ansvar och gemensamma arbetssätt för informationen som verksamheten är beroende av varje dag.
Vill du höra hela berättelsen?
Ta del av inspelningen från webbinariet ”Från dokumentkaos till kontroll – så har Skellefteå kommun gjort” och få en djupare inblick i kommunens arbete med informationshantering, metadata och dokumentstyrning.