Hur mycket tid slösar din organisation på att leta efter filer istället för att faktiskt arbeta? Om du inte har ett klart svar är du långt ifrån ensam. Många underskattar hur mycket tid som går åt till att hitta rätt dokument – nästan en fjärdedel av arbetsdagen går åt till just detta. Det betyder lägre produktivitet och sjunkande motivation.
Men trots att marknaden är full av smarta dokumenthanteringslösningar är problemet fortfarande stort. Varför? För att det handlar om mer än teknik. Det krävs ett helt nytt sätt att hantera information i praktiken.
När viktiga dokument försvinner i systemdjungeln
Känner du igen dig? Du ska presentera en PowerPoint för styrelsen, men hittar inte rätt version. Kundavtalet från förra kvartalet är spårlöst borta. Fakturan som måste bokföras ligger någonstans i en digital djungel.
Var finns den egentligen? I SharePoint? I ett mejl? På en kollegas dator? Eller i något annat system? Oftast beror det på vem som sparade dokumentet – och var.
Tekniken lovade att göra vårt arbete enklare. Men när det gäller dokumenthantering har det blivit tvärtom: fler system, fler mappar, fler filformat – och fler förlorade dokument.
En fjärdedel av arbetsdagen går åt – bara till att leta
En studie från McKinsey* visar att anställda i genomsnitt spenderar 1,8 timmar varje dag på att leta efter information. Det är nästan 25 % av arbetsdagen – tid och pengar som helt enkelt går förlorade.
Och det slutar inte där. Adobe** visar att nästan hälften av alla anställda regelbundet har svårt att hitta rätt dokument, ofta på grund av krångliga och ineffektiva system.
Kostnaden är större än du tror
Det handlar inte bara om bekvämlighet. Tiden som slösas bort dränerar både produktivitet, motivation och arbetsglädje.
Osäkerhet kring dokumentversioner. Irritation över att information är otillgänglig. Känslan av att inte räcka till – trots hårt arbete. Det är vardag för många.
Den här frustrationen leder till stress, sämre arbetsmiljö och till slut högre personalomsättning. Du tappar alltså både pengar och värdefulla medarbetare.
Lösningen? Ett helhetsgrepp på informationshantering
För att komma tillrätta med problemet handlar det i grunden om att skapa en struktur och lösning som ser till att information flyter – inte fastnar.
- Kartlägg – ta reda på var och hur information skapas och lagras.
- Centralisera – samla dokumenten i en gemensam och lättillgänglig plattform.
- Rensa – ta bort onödiga verktyg och dokument.
- Utbilda – se till att alla kan använda systemen effektivt från dag ett.
Vill du ha hjälp att komma igång? Boka en Discovery Workshop!
Ways är ledande experter inom Microsoft 365, SharePoint och dokumenthantering. Vår banbrytande lösning, MetaShare, förenklar dokumenthanteringen i Microsoft 365 och SharePoint.
Vi erbjuder Discovery Workshop – en kostnadsfri workshop där vi fokuserar på era behov och förutsättningar och ger tips på hur ni kan komma igång med dokumenthantering som gör skillnad.