Microsoft 365 ger organisationer många möjligheter att skapa, dela och samarbeta kring dokument. Men fler möjligheter innebär också fler val. Vad ska sparas i Teams? Vad hör hemma i OneDrive? Vilka dokument behöver organisationen kunna hitta och använda även om flera år – och vem ansvarar för att informationen är korrekt, säker och aktuell?
Utan gemensamma principer växer lätt olika arbetssätt fram. Dokument hamnar på olika platser, kopior börjar cirkulera och det blir svårt att veta vilken version som gäller.
Därför behöver organisationen tydliga riktlinjer för dokumenthantering.
Börja med några enkla grundprinciper
Bra dokumenthantering handlar inte bara om var en fil sparas. Dokumenthanteringen behöver vara centraliserad och strukturerad, så att organisationens viktiga information är enkel att hitta, använda och förvalta över tid. Strukturen bör också vara förändringstålig och så långt som möjligt organisationsoberoende – den ska fungera även när människor byter roller, organisationen förändras eller nya arbetssätt införs.
Några bra grundprinciper är att:
- Rätt dokument ska vara tillgängligt för rätt personer
- Det ska vara tydligt var olika typer av dokument ska lagras
- Viktiga dokument ska kunna leva vidare oberoende av enskilda personer och organisatoriska förändringar
- Onödiga kopior och dubbletter ska undvikas
- Dokument ska kunna hittas genom en logisk struktur och relevant metadata
- Känslig information ska skyddas och endast vara tillgänglig för behöriga
- Det ska finnas tydliga principer för dokumentets hela livscykel – från att det skapas tills det arkiveras eller gallras.
Vad ska sparas var?
En av de viktigaste frågorna att reda ut är vilken roll olika delar av Microsoft 365 ska ha.
OneDrive: för det personliga arbetet
OneDrive passar för personliga arbetsdokument, anteckningar och tidiga utkast. Information som organisationen behöver kunna hitta, dela och förvalta över tid bör däremot inte vara beroende av en enskild medarbetares personliga lagringsyta.
Teams: för samarbete och dialog
Teams är framför allt en samarbetsyta. Här kommunicerar vi, möts och arbetar tillsammans. Under ett pågående samarbete uppstår naturligtvis också dokument.
Men alla dokument som skapas i Teams är inte tillfälliga arbetsdokument. När ett dokument har ett långsiktigt värde för organisationen behöver det omfattas av organisationens gemensamma struktur och regler för dokumenthantering.
SharePoint: för organisationens gemensamma information
SharePoint är Microsoft 365:s plattform för gemensam dokumenthantering. En bra utgångspunkt är att bestämma vilka SharePoint-sajter som ska användas och vilken specifik dokumentmängd varje sajt ska hantera. Varje SharePoint-sajt behöver sedan ha en genomarbetad struktur som gör det tydligt var olika dokument ska hanteras.
På så sätt kan organisationens dokument hanteras strukturerat med exempelvis behörigheter, metadata och gemensamma arbetssätt. Det viktiga är inte bara tekniken, utan att organisationen bestämmer vilken information som ska finnas var och vilka principer som ska gälla för den.
Metadata gör informationen lättare att hitta och förvalta
Inom varje SharePoint-sajt behöver dokumenten organiseras på ett sätt som är logiskt och hållbart över tid. I stället för att bygga strukturen enbart på mappar kan dokumenten beskrivas med metadata.
Metadata beskriver vad dokumentet är – exempelvis dokumenttyp, kund, projekt, avtalstyp eller ansvarig. Det gör det möjligt att söka, filtrera och skapa olika vyer av samma information utifrån verksamhetens behov.
En genomtänkt metadatastruktur gör dokumenthanteringen mindre beroende av att användaren känner till en viss mappstruktur. Den skapar också bättre förutsättningar för att information ska kunna förvaltas och återanvändas över tid.
Dela länken – inte dokumentet
En enkel princip är att så långt som möjligt dela en länk till dokumentet i stället för att skicka en kopia som bilaga.
Det minskar risken för att flera versioner av samma dokument börjar cirkulera. Det gör det också lättare att styra vem som har åtkomst och att säkerställa att mottagaren arbetar med den aktuella versionen.
Hur ett dokument får delas bör samtidigt styras av informationens känslighet. Viss information kan delas externt, annan bara internt och särskilt känslig information kan kräva betydligt striktare behörigheter.
Glöm inte ansvar och förvaltning
Teknik och riktlinjer räcker inte om ingen ansvarar för att de fungerar i vardagen.
Organisationen behöver därför också bestämma vem som ansvarar för strukturen, vem som ser till att riktlinjerna hålls aktuella och vilket ansvar chefer och medarbetare har.
Riktlinjerna behöver dessutom följas upp och utvecklas när verksamheten, regelverken eller tekniken förändras.
En enkel checklista
När ni tar fram eller ser över era riktlinjer för dokumenthantering kan ni börja med att svara på följande frågor:
Vilka dokument ska hanteras och var ska de lagras? Har ni identifierat era olika dokumentmängder och beslutat vilka lagringsplatser som ska användas för respektive typ av information?
Hur ska dokumenten struktureras? Ska dokument organiseras utifrån processer, funktioner, informationsgrupper eller andra stabila principer – och vilken modell är mest långsiktigt hållbar för verksamheten?
Hur ska dokument kunna hittas? Vilka metadata, etiketter eller klassificeringar behöver användas för att säkerställa god sökbarhet, filtrering och åtkomst till information?
Vilka krav finns på informationssäkerhet? Hanterar ni känsliga eller verksamhetskritiska dokument som behöver klassificeras, skyddas eller omfattas av särskilda säkerhetsåtgärder?
Vem ska ha tillgång till vad? Hur ska behörigheter, roller och ansvar för dokument och lagringsplatser utformas för att säkerställa korrekt åtkomst?
Vilka lagar, regler och interna krav måste följas? Finns det krav från exempelvis GDPR, NIS2, branschregler eller interna styrdokument som påverkar dokumenthanteringen?
Hur ska dokumentens livscykel hanteras? Hur länge ska dokument sparas, när ska de gallras eller arkiveras, och vilka regler gäller för detta?
Hur ska dokumenthanteringen förvaltas över tid? Finns tydliga riktlinjer, dokumentägare, förvaltningsansvariga och rutiner för utbildning, uppföljning och förbättring av dokumenthanteringen?
Från riktlinjer till ett arbetssätt som fungerar
Bra dokumenthantering handlar i grunden om att göra det enkelt att göra rätt. Med tydliga principer, en gemensam struktur och rätt stöd i Microsoft 365 blir informationen lättare att hitta, säkrare att hantera och enklare att förvalta över tid.
MetaShare hjälper organisationer att omsätta de här principerna i praktiken. Med metadata som grund skapar MetaShare struktur i SharePoint och gör det enklare att hitta, hantera och säkra dokument i Microsoft 365 – utan att användarna behöver navigera i komplexa mappstrukturer.
MetaShare
Vill du se hur MetaShare kan skapa en enklare och mer strukturerad dokumenthantering i SharePoint?