Få kontroll över extern delning i Microsoft 365

Dokument i MetaShare kan delas med användare som inte har tillgång till den arbetsyta de bor i. Som global admin eller SharePoint-admin kan du dock styra vilken typ av delning du vill tillåta inom din organisation och även inom olika arbetsytor. Nedan ser du vilka alternativ du har och instruktioner om hur du ställer in dessa inställningar.

Så här ändrar du inställningarna för delning i din organisation

Beroende på dina affärsbehov och känsligheten för dina data kan du:

1. Förbjud delning med personer utanför din organisation
2. Kräv personer utanför din organisation att autentisera sig
3. Begränsa delning till angivna domäner

Detta avsnitt beskriver hur du styr delningsfunktionerna på organisationsnivå i SharePoint och OneDrive.

Inställningar för Azure Organizational Relations

Delning i Microsoft 365 styrs på sin högsta nivå av inställningarna för organisationsrelationer i Azure Active Directory. Om gästdelning är inaktiverad eller begränsad i Azure AD kommer detta att åsidosätta alla delningsinställningar som du konfigurerar i Microsoft 365. Om du vill kunna dela dokument med externa användare, kontrollera inställningarna för organisationsrelationer för att säkerställa att delning med gäster inte blockeras av:

1. Logga in på Azure-portalen.
2. Öppna”Microsoft Entra ID”.
3. Klicka på ”External Identities” i vänstermenyn:
   
4. Klicka på ”External collaboration settings” i den vänstra navigeringen:
   
5. Ange lämpliga inställningar i avsnittet ”Guest invite settings”. För att alla ska kunna dela dokument måste du välja alternativet ”Member users and users assigned to specific admin roles can invite guest users including guests with member permissions”:
   
6. Notera inställningarna i avsnittet ”Collaboration restrictions”. Kontrollera att domänerna för de gäster som du vill samarbeta med inte är blockerade. Om du inte vill begränsa delningen till några domäner väljer du alternativet ”Allow invitations to be sent to any domain (most inclusive)”:
   
7. Om du har gjort ändringar klickar du på ”Spara” i verktygsfältet.

Delningsinställningar för SharePoint-organisationsnivå

För att personer utanför din organisation ska ha tillgång till ett dokument i SharePoint eller OneDrive måste delningsinställningarna för SharePoint och OneDrive på organisationsnivå möjliggöra delning med personer utanför din organisation.

Organisationsnivåinställningarna för SharePoint avgör vilka inställningar som är tillgängliga för enskilda SharePoint-webbplatser. Webbplatsinställningar kan inte vara mer tillåtna än inställningarna på organisationsnivå. Organisationsnivåinställningen för OneDrive avgör vilken delningsnivå som är tillgänglig i användarnas OneDrive-bibliotek.

För SharePoint och OneDrive, om du vill tillåta obehörig dokumentdelning, välj anternativet ”Anyone”. Om du vill se till att personer utanför din organisation måste autentisera väljer du alternativet ”New and existing guests”. ”Anyone” -länkar är det enklaste sättet att dela: personer utanför din organisation kan öppna länken utan autentisering och kan vidarebefordra den till andra.

För SharePoint väljer du den mest tillåtna inställningen som kommer att behövas av alla webbplatser i din organisation. Så här ställer du in delningsinställningar för SharePoint-organisationsnivå:

Aktivera extern delning i SharePoint

1. Logga in på Microsoft 365 och öppna appen ”Admin” (Microsoft 365 admin center):
   
2. Öppna SharePoint-administratörscentret:
   
3. Öppna sidan ”Sharing” under avsnittet ”Policy”:
   
4. Det inställda innehållet kan delas med alla eller nya och befintliga gäster. Observera att OneDrive-inställningen inte kan vara mer tillåtande än SharePoint-inställningen:
   

Konfigurera delningslänkar

Standardinställningarna för fil- och mapplänkar avgör vilket länkalternativ som visas för användaren som standard när de delar ett dokument. Användare kan ändra länktypen till något av de andra alternativen innan de delar om så önskas.

1. Välj vilken typ av länk och behörighet som ska väljas som standard när användare delar dokument. Ett rekommenderat alternativ att välja är ”Only people in your organization” och ”View”. Tänk på att denna inställning påverkar SharePoint-webbplatser i din organisation, liksom OneDrive.
   
2. Ange den maximala perioden som ”Vem som helst”-länkar är giltiga och ange behörigheter för ”Vem som helst”-länkar.om du anger en begränsning är den maximalt tillåtna 730 dagar. Observera att när en vem som helst har gått ut kan dokumentet delas på nytt med en ny vem som helst.
   
3. Om du har gjort ändringar klickar du på ”Spara”.

Hur du ändrar delningsinställningar för en webbplats

Om du delar filer som finns på en SharePoint-webbplats måste du också kontrollera delningsinställningarna på webbplatsnivå för den webbplatsen.

De tillgängliga inställningarna beror på inställningen på organisationsnivå. Om du aktiverar extern delning för en webbplats och den senare stängs av för din organisation blir extern delning otillgänglig på webbplatsnivå och delade länkar slutar fungera. Om den är påslagen för organisationen återgår webbplatsdelningsinställningen till vad den var tidigare och de delade länkarna fortsätter att fungera.

Gör följande för att ställa in delningsinställningar på webbplatsnivå:

1. Öppna SharePoints ”Aktiva webbplatser”:
   1. Logga in på Microsoft 365 och öppna appen ”Admin”:
      
   2. Öppna SharePoint-administratörscentret:
      
   3. Öppna sidan ”Active sites” under ”Sites”:
      
2. Markera den webbplats som du vill ändra delningen för och klicka på funktionen Delning i menyfliksområdet:
   
3. Ställ in önskad delningsnivå för webbplatsen:
   
4. Om du vill begränsa delningen per domän eller om du vill ange en utgångstid för gäståtkomst öppnar du ”Advanced settings for external sharing” och väljer vilka domäner du vill tillåta/begränsa delningen med genom att markera kryssrutan ”Limit sharing by domain” och därefter lägga till de domäner som du vill tillåta/begränsa. Om du vill ange en utgångstid för gäståtkomst avmarkerar du kryssrutan ”Same as organization-level setting” och anger det värde som du vill använda för den här webbplatsen:
   
5. Om du vill ha en annan standardtyp för delningslänkar på webbplatsen än den som anges på organisationsnivå avmarkerar du kryssrutan ”Same as organization-level setting” och anger det värde som du vill använda för den här webbplatsen:
   
6. Om du har valt ”Vem som helst” och vill ha en annan utgångstid för ”Vem som helst”-länkar på webbplatsen än den som anges på organisationsnivå, öppnar du ”Advanced settings for Anyone links” och avmarkerar kryssrutan ”Same as organization-level setting” och anger det värde som du vill använda för den här webbplatsen:
   
7. Om du vill ha en annan länkbehörighet på webbplatsen än den som anges på organisationsnivå avmarkerar du kryssrutan ”Same as organization-level setting” och anger det värde som du vill använda för den här webbplatsen:
   
8. Klicka på Spara om du har gjort ändringar.