Gör dig startklar för Microsoft Copilot 

Den första november 2023 lanserades Microsofts AI-assistent Copilot, något som Satya Nadella, vd för Microsoft, beskriver som ”det nästa stora steget” inom utvecklingen av vårt samspel med datorer. Den här artikeln sammanfattar fördelarna med Copilot och hur man som företag kan förbereda sig så att medarbetarnas AI-partner i vardagen funkar på ett maximalt sätt.  

Copilot förväntas inte bara lyfta produktiviteten och kreativiteten, utan även ge upphov till helt nya arbetssätt inom Microsoft 365-miljön. Men medan Copilot öppnar dörrar till innovativa och produktiva arbetsflöden, kräver införandet också förståelse för hur AI-assistenten jobbar och hur man som företag kan rusta sig inför oönskade konsekvenser såsom att Copilot exempelvis riskerar att tillgängliggöra företagskänslig information för någon som inte är ämnad för den.  

Microsoft Copilot – vad är det?

Copilot är ett kraftfullt AI-verktyg, en slags superassistent som hjälper dig att planera din arbetsdag och snabbar upp ditt arbete genom att förstå, hitta, sammanställa, förutsäga och generera det innehåll du är ute efter att skapa baserat på kunskap i all dokumentation du har access till i företagets Microsoft 365-miljö (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams och SharePoint).

Till exempel kan Copilot extrahera och sammanställa data från ett projekt för flera år sedan, vilket gör det möjligt för dig att förbereda dig inför ett möte utan att behöva navigera genom en komplex labyrint av mappstrukturer. Eftersom Copilot “känner av” din kalender kommer assistenten även tala om för dig att du under innevarande arbetsdag bör förbereda dig inför morgondagens möte och ge förslag på hur du bäst går till väga.

Hur Copilot kan användas för att skapa engagerande innehåll

Exemplen på hur Copilot kan användas för att skapa ett engagerande innehåll och stötta dig i arbetsvardagen är många.

Skapa text och bilder

Oavsett om du ska skapa ett blogginlägg, projektbeskrivning, presentation eller e-postmeddelande hjälper Copilot dig att underlätta skrivprocessen och ge förbättringsförslag baserade på dina instruktioner och kommentarer. Copilot hjälper dig också att skapa grafik baserat på dina texter.

Sammanfatta möten

Ett annat användningsområde är att sammanfatta viktiga punkter och aktiviteter från dina Microsoft Teams-möten. Copilot gör möteshanteringen enklare genom att skapa översikter och sammanfattningar av mötet.

Skapa presentationer

Du kan även omvandla dina dokument till imponerande presentationer med hjälp av Copilot och PowerPoint, inklusive få förslag på layouter, bilder, ikoner och diagram som gör din presentation mer visuellt tilltalande och minnesvärd.

Svara på e-post

Copilot kan också hjälpa dig att påbörja svar på e-postmeddelande, föreslå ämnesrad, hälsningsfraser, avslutningsfraser och signaturer i Outlook.

Copilot tillgängliggör kunskap för hela organisationen

Copilot är inte bara bra för att skapa text och bilder, sammanfatta möten och göra presentationer utan kan också användas för att förmedla kunskap som finns i dokument inom en organisation.

Man kan tänka på ett företags dokument som en slags kunskapsbank. Dessa dokument representerar hur företaget är strukturerat och fungerar. Ett användningsområde för Copilot kan handla om att omvandla denna information till användbar kunskap. Ett exempel på hur detta kan göras är att låta Copilot analysera specifikt innehåll i dokumenten. Det kan vara information som du vill kunna ställa frågor om där Copilot sedan kan svara på dessa frågor baserat på företagets dokumenterade kunskap.

Genom att låta Copilot lära sig hur företagets innehåll är strukturerat kan användarna dra nytta av informationen på ett mycket effektivare och mer lättillgängligt sätt. Copilot gör med andra ord kunskapen i dokumenten mer användbar och tillgänglig för hela organisation

Viktigt att tänka på i förberedelsen av Copilot

För att integrera Copilot smidigt måste din organisation uppfylla tekniska krav, aktivera specifika funktioner och ha en giltig Copilot-licens.

Microsoft 365 Copilot använder befintliga behörigheter och policys inom Microsoft 365 för att leverera relevant information. Det betonar vikten av att implementera god praxis för innehållshantering från början. En stark grund för innehållshantering är avgörande för att optimera Copilots funktionalitet och säkerställa en effektiv arbetsprocess.

För många organisationer är hanteringen av överflödiga dokument en betydande utmaning, vilket kan leda till oavsiktlig delning av information. Det är nödvändigt att säkerställa att Copilot har åtkomst till korrekt och aktuellt innehåll för att hantera denna komplexa dynamik över plattformar som SharePoint, OneDrive och Teams.

Några saker att börja med

Säkerställ korrekt behörighetsstruktur

Svaren från Copilot blir korrekta när de baseras på rätt innehåll för rätt användare. För att säkerställa detta, behöver din organisation ha en välfungerande behörighetsstruktur för Exchange, OneDrive och inte minst för SharePoint och Teams. Med tanke på att organisationer ofta har flera Teams och SharePoint-sajter, är en korrekt behörighetsstruktur avgörande för att Copilot ska indexera och hantera källorna korrekt. Det garanterar att användare endast får tillgång till de källor de har behörighet för.

Strukturera innehållet i SharePoint och Teams med metadata

För att optimera Copilots funktionalitet är det viktigt att strukturera innehållet i SharePoint och Teams genom att använda metadata i stället för att lagra dokument i traditionella mappar. Metadata, såsom ”Dokumenttyp”, ”Sakområde” och ”Nyckelord”, underlättar organisation, sökning och filtrering av innehållet. Copilot använder metadata för att förstå sammanhanget och syftet med ditt innehåll, vilket resulterar i mer relevanta och skräddarsydda förslag.

Säkerställ att innehåll är relevant

För att säkerställa Copilots träffsäkerhet är det nödvändigt att ditt innehåll är aktuellt och relevant. Äldre dokument eller innehåll som inte längre är relevant bör gallras eller raderas för att undvika felaktiga svar från Copilot. Genom att skapa och upprätthålla en strukturerad ordning och god praxis för innehållshantering och dokumentstruktur säkerställer du en optimal användarupplevelse med Copilot.