Visste du att det finns sätt att förbättra sökupplevelsen i Office 365/SharePoint avsevärt? Inte? Då ska du läsa nedan.
Den kraftfulla sökmotorn i SharePoint har två funktioner, en klassisk och en modern där den sistnämnda – Microsoft Search i SharePoint – är placerad överst i SharePoint i rubrikfältet.
Microsoft Search är personlig för den inloggade användaren, vilket betyder att du bara ser resultat för de dokument som du har behörighet till. När du som användare börjar skriva i sökrutan ser du resultat dels baserat på tidigare aktivitet, dels på trendinnehåll i Microsoft 365. Och resultaten uppdateras när du skriver. Detta beror på att allt innehåll i SharePoint indexeras för att du som användare ska få ett snabbare sökresultat. Det är bra, men också något som kan bli bättre.
Smartare sök med metadata
Vad många missar är att det finns sätt att förbättra sökupplevelsen från grundläggande sökning till Enterprise Search. Och nyckeln är att lägga till metadatataggar som gör att användare kan hitta exakt vad de letar efter. Låt oss berätta hur.
SharePoint är som standard förkonfigurerad med den grundläggande sökningen, och för att uppdatera till Enterprise sök krävs följande;
- Anpassa sökfunktionen så att du har tillgång till specifika vertikaler, anpassade för den typ av information som du söker efter.
- Tagga sidor, innehåll och dokument med relevant metadata.
- Anpassa sökresultatsidan genom att lägga till förfiningar för de metadata som är relevanta för din organisation. Sökförfiningar hjälper användare att “borra” i sökresultaten för att hitta det de letar efter.
Med MetaShare hittar användaren det den söker
Vår lösning MetaShare är en app för dokumenthantering i Microsoft Teams och SharePoint som förenklar dokumenthantering i Office 365 och ökar den operativa effektiviteten för organisationen. MetaShare kommer förkonfigurerad med en anpassad sökresultatsida som har relevanta förfiningar för de metadatafält som finns som standard i SharePoint. Man kan sedan enkelt lägga till fler förfiningar, för de metadatafält som ni har definierat i er organisation. MetaShare presenterar alltid dokumenten i en tabell så att det enkelt går att se metadata om dokumenten, för att eventuellt kunna filtrera vidare på andra dimensioner.
I MetaShare ser man enbart de värden, under respektive förfining, som är relevanta för de dokument du söker efter. I MetaShare visar vi hur många dokument som är märkta med olika metadatavärden.
MetaShare är enkelt och snabbt att implementera, vilket gör att du snabbt kan komma igång utan att behöva vara specialist på SharePoint. Med MetaShare kan du få till en sökfunktion som gör att dina användare äntligen hittar det de söker efter, utan att lägga massor av tid och pengar på att anpassa sökfunktionen i SharePoint.