Lösenordet trilskas. Programmet kraschar. Dokumentet ligger “någonstans i Teams, eller gjorde det i alla fall i går.” Ett möte börjar om tre minuter men tekniken samarbetar inte. För många tjänstemän är detta inte undantag, utan snarare vardag.
En färsk undersökning som Unionen genomfört via Infostat bland 1 000 privatanställda tjänstemän* visar att IT-strul kostar svenska företag över 31 miljarder kronor per år i förlorad arbetstid. Men som professor Jan Gulliksen, expert på människa–datorinteraktion vid KTH, konstaterar i artikeln Så mycket kostar IT-strulet – i pengar, tid och tålamod**, är den verkliga kostnaden sannolikt betydligt högre.
Här har man räknat på missad arbetstid. Men kostnaden i stress och frustration, alltså minskat välbefinnande, är svårare att räkna på
Det handlar inte bara om minuter, utan även om fokus, energi och arbetsglädje. Och det är precis där det börjar göra ont.
När digitala hinder blir ett arbetsmiljöproblem
Vi är vana att se arbetsmiljö som något fysiskt som exempelvis stolar, skärmar, ljus och ljud.
Men som lyfts fram i artikeln omfattar arbetsmiljölagen även den digitala miljön. Ändå är det sällan någon frågar om systemen hänger ihop, verktygen är begripliga, eller om medarbetare faktiskt kan utföra sitt arbete utan onödiga hinder.
Många organisationer anpassar helt enkelt sitt arbetssätt efter IT-systemen och inte tvärtom. Och frustrationen växer därefter. Inte nödvändigtvis för att tekniken är trasig, utan för att den kräver för många manuella steg, saknar logik ur användarens perspektiv, eller gör enkla uppgifter onödigt komplexa.
En särskilt allvarlig aspekt som professor Gulliksen lyfter är skammen. När tekniken inte fungerar tänker många: “Det är nog jag som inte förstår.” I stället för att flagga problem sitter man kvar, irriterad och stressad. Vilket i sin tur leder till förlorad tid, sämre kvalitet och en känsla av att aldrig riktigt räcka till. Detta är inte ett individproblem. Det är ett designproblem, och ett ansvar som alltför ofta hamnar mellan stolarna.
Dokumenthantering är en av de största energitjuvarna
Många förknippar IT-strul med kraschande system. Men det vi hör från våra uppdragsgivare är att det i praktiken ofta är vardagliga moment som dränerar mest energi såsom att hitta rätt version av ett dokument, förstå var information ska sparas, säkerställa behörigheter eller följa processer som inte speglar verkligheten.
Små avbrott som upprepas hundratals gånger blir till systematisk produktivitetsförlust. Det är här dokumenthantering spelar en avgörande roll.
I praktiken möter vi ofta organisationer där medarbetare lägger mer tid på att fundera över var ett dokument ska sparas än på innehållet i dokumentet. Det är ett tydligt tecken på att systemen inte stöttar arbetet, utan snarare konkurrerar med det.
När tekniken faktiskt stöttar arbetet
När dokument, processer och information faktiskt är strukturerade efter hur verksamheten fungerar händer något. Letandet minskar direkt. Färre fel uppstår och medarbetarna vågar lita på systemen.
Genom att bygga vidare på Microsoft 365, men lägga till tydlig struktur, verksamhetsanpassade metadata och användarvänliga arbetsflöden kan dokumenthantering bli ett stöd – inte ett hinder.
Organisationer som granskar sina digitala miljöer, involverar användarna och ser användbarhet som en strategisk fråga vinner inte bara tid och pengar utan också engagemang, fokus och arbetsglädje. Digitaliseringens löfte har aldrig varit fler system.
Det har varit bättre arbete, och det löftet har vi blivit alltför vana vid att kompromissa med. Det borde vi sluta med.
Behöver du hjälp med att se över er digitala miljö och skapa verksamhetsanpassad metadata?
*Om undersökningen
Unionen har under hösten 2025 låtit Infostat genomföra en webbenkät bland 1000 privatanställda tjänstemän för att kartlägga hur IT-problem påverkar arbetet.
Huvudresultat:
- Varannan tjänsteman uppger att de lägger upp till 30 minuter varje arbetsdag på IT-strul.
- Det motsvarar totalt 73 miljoner arbetstimmar per år för gruppen, vilket beräknas kosta svenska företag ca 31 miljarder SEK årligen i förlorad tid.
- 8 av 10 tjänstemän blir stressade av teknik som inte fungerar — och ungefär 3 av 10 blir mycket stressade.
**Källa:https://www.unionen.se/opinion/sa-mycket-kostar-it-strulet-i-pengar-tid-och-talamod