I takt med att Microsoft 365 och verktyg som Teams och SharePoint blivit alltmer centrala för dagens distansarbete, ökar också risken för kaos i dokumenthanteringen. Utan tydliga riktlinjer för var och hur dokument ska lagras, kan organisationer snabbt hamna i en situation där ingen vet om informationen är korrekt eller ens åtkomlig. Lösningen? En genomtänkt lagringsplan som skapar struktur, säkerhet och gör det enklare att hitta rätt – både idag och inför framtidens digitala möjligheter.
Under de senaste åren har Microsoft 365, framför allt Teams och SharePoint, blivit centrala verktyg för många organisationer. Men när distansarbete blir norm och mängden Teams och kanaler växer, sprids dokumenten på flera ställen utan tydliga riktlinjer. I början kanske det fungerar, men när antalet dokument ökar blir det snabbt ohållbart, och förvirringen är ett faktum.
Detta förvärras ytterligare om traditionella filservrar fortfarande används parallellt med Teams. Organisationer hamnar ofta i ett läge där ingen vet var dokumenten finns eller om de är aktuella och korrekta.
Säkerhetsrisker och framtida utmaningar
Förutom det praktiska kaoset finns även säkerhetsrisker. Känsliga dokument som omfattas av GDPR kan hanteras felaktigt, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser. Dessutom kräver framtidens AI-teknologi att dokumenten är aktuella, relevanta och lättillgängliga för rätt personer – något som inte går att uppnå utan en genomtänkt struktur.
Så gör du det enkelt för användaren – och säkert för organisationen
För att skapa ordning i dokumenthanteringen bör organisationen utforma en tydlig lagringsplan. Målet är att göra det enkelt för användaren att göra rätt – och svårt att göra fel. Användarna måste tydligt veta var olika typer av dokument ska lagras, medan organisationen behåller kontrollen över säkerhet och åtkomst.
Lagringsplanen – grunden för ordning och kontroll
En lagringsplan beskriver exakt var olika dokument ska lagras och hanteras. För att skapa en effektiv plan bör organisationen:
- Identifiera behovet: Vilka typer av dokument krävs för verksamheten? Behövs både varaktiga och tillfälliga lagringsytor?
- Definiera behörigheter: Bestäm vilka som ska ha åtkomst till vad. Särskilt för känslig information är det viktigt att rätt säkerhetsåtgärder är på plats.
- Använd metadata: För att förbättra sökbarhet och organisering bör lagringsplatser struktureras med hjälp av metadata.
När lagringsplanen är på plats, bör den följas vid skapandet av nya Teams, kanaler eller SharePoint-webbplatser för att säkerställa en enhetlig och effektiv dokumenthantering.
Resultatet – en framtidssäkrad organisation
Med en genomtänkt lagringsplan får organisationen bättre kontroll över dokumenthanteringen och säkerställer att dokument är lätta att hitta, relevanta och hanteras på ett säkert sätt. Detta gör organisationen mer förberedd för att implementera AI och andra digitala lösningar.
Få ordning på saker och ting med MetaShare
MetaShares unika, användarvänliga gränssnitt hjälper dina användare att spara sina dokument på rätt plats och gör det enkelt för organisationen att hitta dem senare med hjälp av metadata. Metadata har ett antal fördelar, även för andra filtyper än Microsoft Office.