I samband med pandemin exploderade användningen av Microsoft Teams. Nu kämpar organisationer för att få ordning och hantera dokument på ett konsekvent sätt.
Den här artikeln lyfter några vanliga utmaningar gällande dokumenthantering som organisationer stöter på vid införandet av Microsoft Teams och hur de kan undvikas.
Två nybörjarfel med Microsoft Teams
- Alla har behörighet att skapa team och kanaler – Vid införandet av Microsoft Teams är det vanligt att alla har behörighet att skapa nya teams och kanaler. Detta riskerar att leda till att det skapas för många ytor som ibland har nästan samma syfte.
- Dokument sparas på flera ställen – Användare börjar ladda upp och spara dokument till olika kanalers filflikar samtidigt som man kanske fortfarande sparar och hanterar organisationens dokument på en filserver.
Andra utmaningar som dyker upp
- Raderas ett team så raderas även samtliga dokument som lagrats i teamet.
- Teams är behörighetstyrt till personer. Ibland är det helt korrekt men i många fall skall dokument vara tillgängliga för alla i en organisation eller avdelning.
- Dokument lagras i mappar under kanaler.
- Dubbletter av dokument förekommer i olika mappar.
- Det blir svårt att hitta och söka efter dokument.
- Ska man spara i Teams, SharePoint, OneDrive, filservern eller någon annanstans?
Teams eller SharePoint?
Svaret är att om dokumenten är relevanta för andra utanför teamet eller om dokumenten har en längre livslängd bör du skapa en separat SharePoint-sajt.
- Skapa en separat SharePoint-sajt
- Applicerar dokumenthanteringsinställningar och metadata
- Bjud in Teamet och andra grupper som ska ha åtkomst till sajtens medlemmar eller besökare
- Skapa en ny flik i teamet där du länkar in denna SharePoint-sajt
- Teamets medlemmar jobba mer strukturerat i SharePoint-fliken i Teams och andra kan komma åt dokumenten via SharePoint.
Vissa saker sparas alltid automatiskt i filfliken i Teams:
- Bilagor från konversationer
- Inspelade möten
- Anteckningsböcker (OneNote)
Eftersom dokumenten har metadata kan du även konfigurera filter i Microsoft Search som gör dokumenten lättare att hitta från vart som helst i Microsoft 365.
Upptäck MetaShare – banbrytande dokumenthantering i Microsoft 365
Vår lösning MetaShare installeras på toppen av SharePoint och innebär att du kan hantera dokument på ett helt nytt sätt i Microsoft 365. MetaShare ersätter inte SharePoint. MetaShare använder SharePoints kraftfulla motor och adderar funktioner som förbättrar och förenklar SharePoints gränssnitt.
Några fördelar med MetaShare:
- Tvingar användarna att sätta obligatoriska taggar.
- Automatisk taggning av dokument baserat på valda filter.
- Enklare filtrering och navigering.
- Skapar enhetliga samarbetsytor, SharePoint-sajter och Teams.
- Uppdaterar inställningar på ett ställe – förändringar i metadata, vyer och andra inställningar appliceras på samtliga samarbetsytor och dokument.
- Innebär inga utvecklingskostnader.