Lars-Erik Hansen är arkivchef på TAM-Arkiv med uppdrag att förvara, vårda och tillgängliggöra arkivmaterial för fackförbund inom tjänstemannaområdet. Ett arbete som historiskt handlat om att förvara handlingar på papper, men som idag innebär att hitta lösningar som förenklar medlemmarnas digitala vardag.
Redan under universitetstiden fanns passionen för historia och arkivering där. Som doktor i historia med en fil. kand. i Arkivvetenskap sökte sig Lars-Erik till Riksarkivet. Och innan han fick uppdraget att hjälpa TAM-Arkivs medlemsförbund att införa digital arkivering jobbade han på Försäkringskassan.
Konsten att vara relevant
Svaret på frågan om vad en arkivchef gör kommer blixtsnabbt. Rollen handlar om förmåga att inte fastna i gamla hjulspår och verka för att erbjuda medlemsförbunden relevant expertis.Enligt Lars-Erik handlar TAM-Arkivs relevans inte uteslutande om att bygga på arkivets 11 kilometer pappershandlingar, utan om att stötta medlemmarna med dokumenthanteringsförvaltning oavsett medium.
Archiving by design är efterlängtat
Något som länge efterfrågats av professionen är så kallad Archiving by design, eller inbyggd arkivering. Ett förhållningssätt som går ut på att påbörja arkiveringen redan när systemen införs, ett sätt som möjliggör digital arkivering.
Utmaningen har varit att det inte har funnits systemstöd anpassat för att följa fastställda principer. Inte sällan har det krävts manuell hantering för att värdera om ett dokument ska arkiveras eller gallras, och att dokument därefter fått tas bort eller raderas manuellt.
Sedan en kort tid tillbaka finns en lösning som designar arkiveringsregler redan när man jobbar med dokumentet, MetaShare Orbit. Lösningen innebär i korthet att arkiverings- och gallringsarbetet i Microsoft 365 hanteras helt automatiskt enligt fackförbundets regelverk.
Aktiv del i utvecklingsarbetet
TAM-Arkiv kom i kontakt med Ways, företaget bakom MetaShare Orbit för ett par år sedan och fick då möjlighet att presentera branschens utmaningar och viktiga standarder för e-arkivering.
– Just nu testar vi MetaShare Orbit på våra interna dokument. Inom kort kommer vi kunna logga in på vår arkiveringsyta och veta att allt som ligger kvar där ska långtidsarkiveras. Hela processen automatiseras och snabbas upp, vilket kommer underlätta enormt inte bara för våra medlemmar utan även för oss, säger Lars-Erik Hansen.