Utmaningen
HR Huset, en ledande aktör inom HR-tjänster, hanterar löneadministration åt ett stort antal kunder. Den manuella processen för lönerapportering var både tidskrävande och repetitiv motsvarande minst en heltidstjänst varje månad.
Deras lönehanteringssystem, Agda PS, är en klassisk Win32-applikation som hostas i en Citrix-miljö. Det innebar att HR Huset saknade både direkt åtkomst till applikationen och möjlighet att använda API:er på serversidan. Denna begränsning gjorde traditionell automatisering omöjlig och krävde ett nytänkande angreppssätt.
Lösningen
Ways utvecklade en helautomatiserad process baserad på Power Automate Desktop och Power Automate Pro. Eftersom Agda kördes i en Citrix-session — där UI-element inte går att läsa av — byggdes lösningen helt på tekniker som fungerar på bildnivå och via tangentbords-/musinteraktion. De viktigaste komponenterna inkluderade:
- Bildigenkänning: Funktioner som Find Image on Screen, Click Image och Wait for Image användes för att lokalisera och interagera med knappar och ikonobjekt i Citrix-fönstret.
- Tangentbordsstyrning: Med Send Keys och Set Focus on Window navigerade flödet genom applikationen med kortkommandon och tabbar.
- Musautomation: Kombinationen av Move Mouse to Image och klickfunktioner säkerställde att rätt element aktiverades även när UI:t var statiskt eller saknade identifierbara element.
- Robust felhantering: Retry-loopar, villkorskontroller och bildverifiering byggdes in för att säkerställa stabilitet, även när skärmbilder varierade eller prestandan i Citrix skiftade.
När rapporterna genererats automatiskt i Citrix-miljön sparas de direkt i respektive kunds SharePoint-yta — anpassad efter HR Husets arbetsprocesser och framtagen för smidig informationsdelning mellan HR Huset och deras kunder. Resultatet blev ett säkert, strukturerat och helt automatiserat rapporteringsflöde utan manuella steg.
Reslutatet
- Tidsbesparing: Automatiseringen frigjorde över en heltidstjänst varje månad.
- Effektivitet: Rapporteringen sker nu snabbt, korrekt och helt utan manuella insatser.
- Kundnytta: Kunderna får tillgång till sina rapporter direkt via SharePoint, vilket förbättrar transparens och samarbete.
- Skalbarhet: Lösningen är flexibel och kan enkelt anpassas för fler kunder och nya rapporteringskrav.
Med denna lösning har HR Huset gått från en tung administrativ process till en modern, automatiserad arbetsmodell som sparar tid och ökar kundnöjdheten.