Hur kan fastighetsbolag få verklig nytta av Microsoft 365 Copilot när informationen finns utspridd i olika system? Det var temat när ett 40-tal deltagare samlades till Ways webbinarium den 22 oktober. Med en stressad fastighetsförvaltare och ett stundande måndagsmöte som utgångspunkt visade vi hur rätt struktur på informationen kan göra stor skillnad i vardagen.
Avtal i SharePoint, ritningar i en mapp, besiktningsprotokoll i ett fastighetssystem och annan information i Teams eller på personliga OneDrive. För många fastighetsbolag är det här en välbekant verklighet. Och även om Copilot kan hjälpa till att hitta, sammanställa och analysera information blir resultatet inte bättre än det underlag som finns tillgängligt.
En eftermiddags arbete på en kvart
Under webbinariet fick deltagarna följa en förvaltare som en fredag eftermiddag behöver ta fram ett underlag om fastigheten Bergslagen 8 inför måndagens möte.
Med hjälp av MetaShare och en genomtänkt struktur i Microsoft 365 kunde Copilot hitta rätt avtal, sammanställa hyresintäkter, identifiera lediga ytor och hämta uppgifter från besiktningar. Resultatet blev en presentation med källhänvisningar, framtagen på en kvart i stället för en hel eftermiddag.
Det börjar med ordning på informationen
En viktig del av demonstrationen handlade om metadata, det vill säga information som beskriver och kategoriserar dokument. Genom att exempelvis koppla avtal, ritningar och protokoll till rätt fastighet blir det enklare att hitta och använda informationen, både för medarbetare och för Copilot.
Med MetaShare går det att skapa den strukturen direkt i Microsoft 365, utan att behöva göra om hela sin dokumenthantering eller dra igång ett omfattande förändringsprojekt.
Budskapet från webbinariet var enkelt: börja med ett konkret behov, skapa ordning på den information som behövs och bygg vidare därifrån. Det är ofta en bättre väg till nytta med Copilot än att försöka lösa allt på en gång.
Missade du webbinariet? Du får en ny chans!
Den 28 januari 2027 kl. 8.30 kör vi webbinariet igen! Då får du följa med in i fastighetsförvaltarens vardag och se hur Copilot, med rätt information på plats, kan göra flera timmars arbete på en kvart. Håll utkik efter inbjudan, vi hoppas att vi ses då.