Utmaningen
International IDEA är en mellanstatlig organisation som stöder hållbar demokrati över hela världen. De använder MetaShare för att lagra och hantera sina dokument och metadata. En av utmaningarna de stod inför var att hålla reda på de termer som skapades i SharePoints termlagringsplats, särskilt termuppsättningen nyckelord, som används för att tagga dokument med relevanta ämnen.
De behövde en lösning som skulle göra det möjligt för dem att se alla nyskapade termer i en termuppsättning varje vecka, så att de kunde underhålla dem på ett strukturerat sätt. De ville också veta vem som skapade termerna, i vilken arbetsyta och hur många dokument som var taggade med dem.
Lösningen
Ways, ett ledande konsultföretag inom SharePoint och Office 365, utvecklade ett anpassat arbetsflöde för International IDEA med hjälp av Azure Function. Arbetsflödet körs en gång i veckan och genererar en rapport över alla termer i en vald termuppsättning, med följande information:
- Termens etikett
- Termens sökväg (om den är ett barn till en annan term)
- Termens id
- Termens termgrupp
- Termens termuppsättning
- ID för termens termuppsättning
- När termen skapades (ungefärligt datum när arbetsflödet körs)
- Vem skapade termen
- Arbetsytan där termen skapades
- Antalet dokument som är taggade med termen
Rapporten finns tillgänglig i en SharePoint-lista, där IDEA kan skapa vyer och filter för att se de termer som de vill övervaka. De kan också exportera rapporten till Excel, om det behövs.
Resultatet
Med den här lösningen kan International IDEA enkelt och effektivt hantera sina SharePoint-termer och se till att de är konsekventa, relevanta och uppdaterade. De kan också använda rapporten för att analysera användningen och effekten av sina termer och för att förbättra sin dokumenthantering och sina sökfunktioner.