Utmaningen
International IDEA är en mellanstatlig organisation som stöder hållbar demokrati över hela världen. De har en stor och mångsidig personalstyrka som samarbetar med olika projekt och initiativ i olika regioner och länder. För att underlätta kommunikation och samordning använder de Microsoft Teams som sin huvudsakliga plattform för samarbete online.
Att skapa och hantera team i Microsoft Teams var dock ingen lätt uppgift för slutanvändarna på IDEA. De hade följande utmaningar att ta itu med:
- Avsaknad av en standardiserad och effektiv process för att begära och skapa nya team
- Svårigheter att säkerställa att teamen har rätt ägare, inställningar och behörigheter
- Risk för att skapa dubbla eller överflödiga team med samma namn eller syfte
- Bristande synlighet och återkoppling om statusen för teamets skapandeförfrågningar
Lösning
För att hantera dessa utmaningar utvecklade Ways ett anpassat arbetsflöde som automatiserar och förenklar processen för att skapa team i Microsoft Teams. Arbetsflödet baseras på en SharePoint-lista, där användarna kan begära nya team genom att fylla i ett enkelt formulär. Formuläret kräver att användarna anger det föreslagna lagnamnet och lagets ägare. I formuläret informeras användarna om att de kommer att få en bekräftelse via e-post när teamet har skapats.
När ett nytt objekt skapas i SharePoint-listan utför arbetsflödet följande åtgärder:
- Skapar ett team med det namn som anges i fältet ”Teamnamn”
- Ställer in ”Teamägare” som teamets ägare
- Anger den inställning som inte tillåter användare att skapa privata kanaler
- Använder en webbplatsdesign på teamets SharePoint-webbplats
- Skickar ett e-postmeddelande med bekräftelse på att teamet har skapats till den person som begärde teamet och till ett delat IT-konto
Arbetsflödet kontrollerar också om det redan finns ett team med samma namn och skickar i så fall ett e-postmeddelande till användaren om att teamet inte kunde skapas eftersom det redan finns ett team med samma namn.
Resultatet
Med det här arbetsflödet kunde International IDEA uppnå följande fördelar:
- Förbättrad effektivitet och konsekvens i processen för att skapa team
- Minskade fel och konflikter i teamnamn och -inställningar
- Förbättrad användarupplevelse och nöjdhet med processen för att skapa team
- Ökad transparens och ansvarighet i förfrågningar om att skapa team
Ways är stolta över att ha hjälpt International IDEA att optimera sin process för att skapa team med Microsoft Teams och att ha bidragit till deras uppdrag att främja demokrati över hela världen.