Utmaningen
Vestdavit AS är en ledande leverantör av båtdaviter, som används för att sänka och hissa båtar från större fartyg. Företaget har över 40 års erfarenhet av att leverera säkra och pålitliga lösningar till marina och civila kunder över hela världen.
Vestdavit hade tidigare sina dokument lagrade på en filserver, där de hade organiserat dem med en viss logik i mappar och undermappar. Detta system var dock inte optimalt för att hitta och hantera dokumenten på ett effektivt sätt. Dokumenten var svåra att söka efter, dela och uppdatera, och det fanns en risk för dubbla versioner och inkonsekvent information.
Vestdavit ville därför modernisera sin dokumenthantering och flytta sina dokument till en molnbaserad plattform som kunde erbjuda bättre funktionalitet, säkerhet och tillgänglighet. De valde att använda MetaShare, en lösning som bygger på SharePoint och som gör det enkelt att använda metadata för att klassificera, filtrera och hitta dokument.
Lösningen
För att hjälpa Vestdavit att migrera sina dokument från filservern till MetaShare/SharePoint anlitade de Ways, experter på digital transformation och Microsoft 365. Ways har lång erfarenhet av att genomföra migrationsprojekt och har utvecklat egna verktyg och metoder för att förenkla och automatisera processen.
Ways genomförde migreringen i tre steg:
- Först användes Migration Manager for Microsoft 365, ett verktyg som underlättar och automatiserar överföringen av dokument från olika källor till SharePoint. Med detta verktyg kunde dokumenten snabbt och säkert migreras, utan att förlora någon information om dokumenten (skapav av, ändrad av, skapad & ändrad).
- Sedan exekverades ett PowerShell-skript som taggade dokumenten i SharePoint med logik baserat på i vilka mappar dokumenten låg i. Det gav dem en enhetlig och relevant metadatastruktur, som gjorde det möjligt att filtrera och sortera dem i MetaShare.
- Slutligen exekverades ett PowerShell-skript som först flyttade dokumenten från undermappar till rotmappen och sedan tog bort de gamla nu tomma mapparna.
Resultatet
Genom att migrera sina dokument från filservern till MetaShare/SharePoint med hjälp av Ways har Vestdavit uppnått flera fördelar:
- De har fått en modern och molnbaserad dokumenthantering som är lätt att använda, säker och tillgänglig från alla enheter.
- De har fått en bättre överblick och kontroll över sina dokument, tack vare metadata och filtrering.
- De har ökat sin produktivitet och effektivitet, eftersom de kan hitta, dela och uppdatera sina dokument snabbare och enklare.
- De har minskat risken för fel och inkonsekvenser, eftersom de har en enda källa till sanning och undviker dubbla versioner.