Utmaningen
Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) är en fristående akademi med nära 1 300 ledamöter som verkar för teknisk och ekonomisk utveckling i Sverige. IVA hade tidigare sina dokument lagrade i M-Files, ett dokumenthanteringssystem som inte längre uppfyllde deras behov. M-Files var svårt att integrera med andra system, hade begränsade sökfunktioner och var inte anpassat till moderna arbetsmetoder. IVA behövde ett nytt dokumenthanteringssystem som var mer flexibelt, effektivt och säkert.
Lösningen
IVA valde att införa MetaShare, ett dokumenthanteringssystem som bygger på SharePoint och som erbjuder en enkel och intuitiv användarupplevelse. MetaShare gör det lätt att skapa, dela, hitta och hantera dokument i olika sammanhang. MetaShare är också fullt kompatibelt med Microsoft 365, vilket innebär att IVA kan utnyttja alla fördelar med molntjänster som OneDrive, Teams och Power Automate.
För att migrera sina dokument från M-Files till MetaShare anlitade IVA Ways, en expert på SharePoint och Microsoft 365. Ways har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer att överföra sina dokument till molnet på ett smidigt och säkert sätt. Ways utförde migreringen i fyra steg:
- Dokumenten från M-Files exporterades, med hjälp av en standard exportfunktion i M-Files, till en filstruktur på en filserver. Dokumentens metadata från M-Files hamnade i en csv-fil med referens till varje dokument.
- Dokumenten migrerades till SharePoint med hjälp av Migration Manager for Microsoft 365, ett verktyg som underlättar och automatiserar överföringen av dokument från olika källor till SharePoint. Med detta verktyg kunde dokumenten migreras snabbt och säkert.
- Dokumenten märktes med den information som fanns i csv-filen, med hjälp av ett PowerShell-skript.
- Slutligen kördes ett PowerShell-skript som först flyttade dokumenten från undermappar till rotmappen och sedan raderade samtliga mappar.
Resultatet
IVA har nu ett modernt och användarvänligt dokumenthanteringssystem som ger dem bättre kontroll, samarbete och produktivitet. IVA kan enkelt söka, filtrera och sortera sina dokument efter olika kriterier, som ämne, projekt, typ eller status. IVA är nöjda med migreringen och ser fram emot att fortsätta utveckla sin digitala arbetsplats med MetaShare och Microsoft 365.