Utmaningen
ELU Konsult AB är ett företag som erbjuder konsulttjänster inom bygg-, anläggnings- och vattenbyggnadssektorn samt inom det geotekniska området. Företaget har över 250 medarbetare som arbetar i olika projekt och avdelningar. För att ständigt utveckla sin verksamhet och leverera högkvalitativa lösningar till sina kunder har ELU Konsult AB en kultur som uppmuntrar till att komma med förbättringsförslag. Dessa förslag kan handla om allt från att optimera arbetsprocesser, förbättra arbetsmiljön, spara tid och pengar, eller öka kundnöjdheten.
Tidigare använde ELU Konsult AB en manuell metod för att hantera förbättringsförslag. Medarbetarna skrev ner sina förslag på papper eller i ett Word-dokument och skickade dem till den person som var ansvarig för det område som förslaget berörde. Detta ledde till att många förslag gick förlorade, glömdes bort, eller inte fick den uppmärksamhet de förtjänade. Dessutom var det svårt för medarbetarna att få återkoppling på sina förslag och följa upp hur de hade implementerats.
Lösningen
Ways hjälpte ELU Konsult AB att skapa ett digitalt arbetsflöde för förbättringsförslag. Arbetsflödet består av en lista där medarbetarna kan skapa nya förbättringsförslag och se statusen på sina tidigare förslag. När ett nytt förbättringsförslag skapas i listan skickas ett e-postmeddelande automatiskt till den person som är ansvarig för det område som förslaget avser. E-postmeddelandet innehåller en länk till förbättringsförslaget. Den ansvariga personen kan sedan granska förslaget och antingen godkänna, avvisa eller begära mer information. När statusen på förbättringsförslaget ändras skickas ett nytt e-postmeddelande till den ursprungliga skaparen av förslaget, så att denne kan se hur förslaget har hanterats.
Resultatet
Det nya arbetsflödet för förbättringsförslag har lett till flera positiva effekter för ELU Konsult AB. För det första har det ökat engagemanget och motivationen bland medarbetarna, som nu känner att deras förslag blir tagna på allvar och får snabb återkoppling. För det andra har det förbättrat kommunikationen och samarbetet mellan olika avdelningar och projekt, som nu kan dela med sig av sina erfarenheter och lärdomar. För det tredje har det bidragit till att förbättra verksamhetens kvalitet och effektivitet, genom att införa smarta och innovativa lösningar på olika utmaningar.