Ways, IT-entreprenörer med expertis inom effektiv dokumenthantering och Microsoft 365, hjälper företag att skräddarsy SharePoint och Teams, optimera processflöden och maximera användningen av AI-tjänster.
I detta inlägg delar Per Rolder, en av grundarna, med sig av sin expertis om varför en genomtänkt dokumenthanteringsstrategi är avgörande, samt hur företag kan framtidssäkra sina arbetsmiljöer i Microsoft 365
Hej Per!
Varför är det viktigt med en dokumenthanteringsstruktur?
En dokumenthanteringsstruktur är grundläggande för att organisationen ska kunna arbeta effektivt och säkert. Utan en genomtänkt struktur hamnar dokumenten på fel ställen, vilket gör det svårt att hitta information snabbt när det behövs. En bra struktur möjliggör även bättre samarbete mellan team och avdelningar, vilket gör att dokumenten blir mer användbara över tid.
Vilka vanliga strukturer rekommenderar du?
Det finns flera effektiva sätt att organisera dokument, och valet av struktur beror till stor del på organisationens arbetsflöden och mål. De vanligaste metoderna är;
✔ Per avdelning: En enkel och tydlig struktur, särskilt för mindre organisationer där varje avdelning ansvarar för olika typer av dokument. Denna metod underlättar hantering inom avdelningarna, men kan skapa utmaningar när dokument behöver delas mellan flera avdelningar. Vid förändringar i organisationens struktur kan det också vara svårt att anpassa och omstrukturera dokumenthanteringen.
✔ Per funktion: Den här metoden är användbar när organisationen vill gruppera dokument baserat på arbetsuppgifter, som lönehantering eller fakturering. Det underlättar för att snabbt hitta dokument relaterade till specifika funktioner eller uppgifter. Denna struktur är särskilt bra i organisationer med tydliga arbetsflöden.
✔ Per process: Denna struktur är särskilt effektiv för processorienterade organisationer, som projektbaserade företag eller de som arbetar tvärfunktionellt. Genom att organisera dokument efter specifika processer – såsom onboarding, kundprojekthantering eller produktutveckling får organisationen både flexibilitet vid omorganisationer och en helhetssyn på dokumentationen. Det gör det också lättare för team att samarbeta över avdelningar och snabbt hitta relevant information, eftersom dokumenten är samlade utifrån det arbete som faktiskt pågår, snarare än i en traditionell avdelningsstruktur.
✔ Per informationsgrupp: Här grupperar man dokument baserat på deras innehåll, som kundavtal eller styrande dokument. Detta minskar risken för duplicering och gör det lättare att hitta rätt dokument snabbt, vilket är särskilt viktigt i större organisationer med många dokument.
Hur ser du på användningen av metadata som del av dokumenthanteringen?
Metadata är ett kraftfullt verktyg för att organisera dokument utan att förlita sig på en traditionell mappstruktur. Genom att använda beskrivande etiketter kategoriseras dokument utifrån innehåll istället för exempelvis avdelning, vilket förbättrar sökbarhet, åtkomst och hantering av information.
Detta innebär att en användare kan hitta rätt dokument på några sekunder. Metadata gör att du slipper omstrukturera hela dokumenthanteringen om organisationen förändrar sitt arbetssätt eller om avdelningar omorganiseras – det räcker att justera metadata.
Vad bör företag tänka på när de skapar en dokumentstruktur för framtiden?
För att skapa en hållbar struktur bör företag fokusera på att bygga dokumenthanteringen runt processer, funktioner eller informationsgrupper, snarare än att strikt följa en avdelningsbaserad struktur. En avdelningsstruktur är begränsad och kan skapa hinder när organisationen växer eller förändras. Metadata spelar också en central roll i att bygga en flexibel struktur. Använd metadata för att säkerställa att dokumenten kan spåras och hittas även om de flyttas eller om organisationen omorganiseras. För framtidssäkerhet, tänk på skalbarhet och flexibilitet – hur kan dokumenthanteringen anpassas när nya avdelningar eller arbetsflöden tillkommer?
Vilka vanliga fallgropar ser du vid implementering?
En vanlig fallgrop är att skapa en alltför detaljerad och komplicerad struktur från början, vilket kan göra att användarna inte följer den En annan fallgrop är att inte involvera användarna i processen. För att dokumenthanteringen ska bli framgångsrik måste de som faktiskt använder systemen vara med och ge feedback. Det är också viktigt att kontinuerligt utvärdera strukturen och justera den när organisationen förändras eller växer.
Vill du veta mer om hur detta kan hjälpa ert företag?
Kontakta Per Rolder på 0709-25 33 30 eller [email protected]