I våras tecknade Skellefteå kommun avtal med Ways för användning av MetaShare, en nyskapande lösning för smart dokumenthantering. Syftet var att täppa till dokumenthanteringsbristerna i SharePoint och Teams, vilket MetaShare, enligt prototypen, lyckats väl med. MetaShare får högt betyg sett till såväl användarvänlighet som efterlevnad av kommunens högt ställda krav på säkerhetsklassningar av dokument.
Skellefteå kommun har länge varit på jakt efter en renodlad dokumenthanteringslösning som effektiviserar hanteringen av kommunens komplexa dokumentmiljö och lever upp till höga krav på säkerhetsklassningar, regelverk och GDPR.
I våras tecknade Skellefteå kommun en MetaShare licens för dess 9 000 användare, en renodlad dokumenthanteringslösning som aktiveras i Microsoft 365 och i SharePoint on-prem och förbättrar SharePoints gränssnitt avsevärt.
– Vi har försökt oss på flera dokumenthanteringsinitiativ tidigare utan att nå vår vision. Det faller ofta på dokumenthanteringsbristerna i SharePoint och Teams. När vi förstod att det fanns en lösning som täpper till bristerna, snabbar upp hanteringen och klarar våra krav på säkerhetsklassningar var det enkelt att välja MetaShare. MetaShare stödjer också vår vision att utgå från kommunens processer och på så sätt koppla ihop dokumenten med övrig informationshantering, säger Eva Karlberg, utredare på Skellefteå kommun.
Carl Mårn, grundare till Ways, ser att MetaShare lämpar sig utmärkt för kommuners behov av snabb och enkel sökning av dokument oavsett var de sparats. Och att dokumenten enkelt kan hittas via smarta filtreringar i fördefinierade flikar i Microsoft Teams, hubben för samarbete inom Microsoft 365.
– Vi är imponerade av den höga IT-mognaden hos Skellefteå kommun. Vi har hållit ett högt tempo under höstens prototyp där MetaShare får mer än väl godkänt i den nyligen avslutade användartesten. Det ska bli spännande att se effekterna av MetaShare på kommunens arbete. Förhoppningsvis kan lösningen underlätta för fler kommuner framåt, säger Carl Mårn.
Under våren drar ett pilotprojekt inom fler av Skellefteå kommuns förvaltningar igång som förväntas pågå fram till sommaren.