Utmaningen
ELU Konsult AB är ett företag som erbjuder konsulttjänster inom bygg-, anläggnings- och vattenbyggnadssektorn samt inom det geotekniska området. De har en personalhandbok som innehåller viktig information om företagets policy, rutiner och riktlinjer. Personalhandboken uppdateras kontinuerligt av olika medarbetare och behöver publiceras på en SharePoint-webbplats som är tillgänglig för anställningskandidater utan att de behöver vara inloggade.
ELU Konsult AB hade tidigare ett manuellt och tidskrävande sätt att publicera sin personalhandbok. De behövde konvertera varje dokument till PDF-format, kopiera dem till en annan SharePoint-webbplats, och se till att de ersatte eventuella äldre versioner av dokumentet. Detta innebar att personalhandboken inte alltid var uppdaterad och att det fanns en risk för fel och inkonsekvenser.
Lösningen
Vi hjälpte ELU Konsult AB att automatisera och förenkla sin publiceringsprocess med ett anpassat arbetsflöde som vi utvecklade åt dem. Arbetsflödet gör det möjligt att publicera dokument som taggats som extern personalhandbok och som publicerats till en ny huvudversion (nya dokument eller ändrade dokument) till en SharePoint-webbplats som tillåter extern delning. Arbetsflödet utför följande steg:
- Automatisk konvertering av dokumentet till PDF om det behövs (endast för Word- och PowerPoint-filer).
- Publicering av dokumentet (kopiering av det till den andra SharePoint-webbplatsen). Om dokumentet redan finns som en äldre version så ersätter det dokumentet.
Resultatet
Med vårt anpassade arbetsflöde har ELU Konsult AB sparat tid och resurser, ökat sin produktivitet och förbättrat sin interna kommunikation. Personalhandboken är alltid aktuell och tillgänglig även för externa anställningskandidater, oavsett var de befinner sig. ELU Konsult AB är mycket nöjda med vårt arbetsflöde och rekommenderar det till andra företag som vill effektivisera sin dokumenthantering.