Utmaningen
Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien (IVA) är en prestigefylld organisation som väljer in de mest framstående individerna inom teknik, ekonomi, forskning, entreprenörskap och ledarskap. Invalsprocessen är noggrant utformad och kräver att kandidaternas dokument hanteras effektivt och korrekt. IVA behövde ett sätt att automatisera denna hantering och kommunicera med berörda parter.
Lösningen
IVA använder en arbetsyta som är optimerad för invalsprocessens dokument. Varje dokument taggas med viktiga metadata, såsom avdelning, registreringsdatum och status. Ett arbetsflöde skapades som automatiskt uppdaterar dokumentens status samt kommunicerar detta till ansvariga kanslimedarbetare. Arbetsflödet körs dagligen och nödvändiga kontroller genomförs.
Resultatet
Genom att använda arbetsflödet kunde IVA spara tid och resurser som annars skulle ha gått åt till manuell hantering av dokument. Arbetsflödet bidrog också till att öka kvaliteten och noggrannheten i invalsprocessen, samt att förbättra kommunikationen mellan de inblandade parterna. IVA kunde därmed fokusera på sitt uppdrag att främja teknisk och ekonomisk utveckling genom att välja in de mest kvalificerade ledamöterna.