Arbeta med PDF-filer i Microsoft 365

Under en lång tid öppnades PDF-dokument i Microsoft 365 i webbläsaren. För närvarande har du ett antal olika metoder för att redigera ett PDF-dokument i SharePoint och spara ändringarna tillbaka till SharePoint.

Metod 1 – Redigera i SharePoint förhandsgranskning

1. Öppna dokumentet med hjälp av åtgärden ”Öppna i webbläsaren”
   
2. Redigera dokumentet genom att klicka på knappen ”Redigera” i verktygsfältet:
   
3. En ny meny visas nu på vänster sida av dokumentet, med dessa alternativ:
   
   • Klicka på pennan för att lägga till anteckningar
   • Klicka på överstrykningspennan för att markera information
   • Klicka på suddgummit för att ta bort bläckstreck
4. När du är klar med dina ändringar klickar du på knappen ”Spara ändringar” i verktygsfältet:
   
5. Anteckningarna kommer nu att sparas i dokumentet och dokumentets version kommer att ökas med en version.

Observera att du kan ändra färg och tjocklek på pennan/markören genom att klicka på den en gång till:

Metod 2 – Redigera i din skrivbordsapplikation

För att öppna icke-kontorsdokument i skrivbordsappar, använd funktionen ”Öppna i app”. Detta innebär att filen först öppnas i OneDrive, som sparar den i en lokal tillfällig mapp, öppnar med standardapplikation (eller frågar vilken applikation som ska användas) och synkroniserar eventuella ändringar som användaren gjort tillbaka till SharePoint.

1. Öppna dokumentet med hjälp av åtgärden ”Öppna i app”
   
2. Du kanske ser följande fråga:
   
3. Efter det visas en annan fråga:
   
4. Filen kommer att öppnas i ditt standardprogram för pdf-filer. Om du inte har någon standardapp som är inställd för att öppna filtypen för ditt dokument kan du välja hur filen ska öppnas.
5. Om du gör ändringar i en fil och klickar på spara, kommer många appar istället för att spara filen på dess nuvarande plats att fråga dig var du ska spara filen. För att ändringarna ska synkroniseras korrekt tillbaka till Microsoft 365 måste du skriva över filen i den tillfälliga mappen under OneDriveCloudTemp (mappen högst upp i listan). Adobe Acrobat kan till exempel visa följande dialog:
   

Metod 3 – Redigera i Adobe Acrobat

Om du har aktiverat appen ”Adobe Acrobat för SharePoint och OneDrive” får du ett alternativ för att öppna den i den appen från SharePoint.

1. Öppna dokumentet
2. Redigera dokumentet genom att klicka på knappen ”Öppna” i verktygsfältet och därefter på alternativet ”Öppna i Adobe Acrobat”:
   
3. Filen öppnas sedan i Adobe Acrobats webbgränssnitt. Du har nu också möjlighet att öppna dokumentet i Desktop-appen.
   
4. Om du redan har installerat en desktop-app klickar du bara på knappen ”Öppna nu”:
   
5. Du kommer nu att bli ombedd att tillåta webbläsaren att öppna desktop-appen. Markera kryssrutan om du inte vill få denna fråga varje gång du öppnar en PDF-fil i skrivbordsappen:
   
6. Adobe Desktop kommer nu att fråga dig om du vill öppna filen från SharePoint. Klicka på knappen ”Ja”:
   
7. Du kommer nu att uppmanas att checka ut dokumentet, vilket du bör göra (se det sista avsnittet på denna sida för mer information om detta).
8. Redigera dokumentet och spara det
9. Dokumentets version kommer att ökas med en version

Observera att detta alternativ inte fungerar om cookies från tredje part blockeras i webbläsaren. Se därför till att cookies från tredje part inte är blockerade i den webbläsare du använder.

Obligatorisk utcheckning vid redigering av ett dokument

1. Om du öppnar ett PDF-dokument i skrivbordsappen direkt från SharePoint, kommer du att uppmanas att Checka ut dokumentet innan du redigerar det:
   
   • Checka ut och öppna (standardalternativet): Om du väljer detta alternativ kommer dokumentet först att checkas ut innan det öppnas. För att andra användare senare ska kunna redigera dokumentet måste du kontrollera det när du sparar ditt dokument (du kommer att bli ombedd att göra det när du sparar dokumentet).
   • Öppna: Om du väljer det här alternativet kommer du att kunna redigera dokumentet men när du sparar dokumentet kommer du att uppmanas att först checka-ut det, så det är inte meningsfullt att välja det här alternativet om du redan vet att du kommer att redigera dokumentet.
2. När du sparar dokumentet uppmanas du att checka in dokumentet:
   
3. Under incheckningen uppmanas du att välja en version för det redigerade dokumentet:
   

Metod 4 – Använd Microsoft Syntex-anteckningar

Den här metoden ändrar inte filen, men låter dig lägga till höjdpunkter och anteckningar i pdf-filer – antingen för dig själv eller för att samarbeta med andra. Denna metod är mycket lik metod 1, den största skillnaden är att den inte kommer att skapa en ny version av filen, ändringar sparas i SharePoint-biblioteket, men inte själva filen.

1. Öppna dokumentet med hjälp av åtgärden ”Öppna i webbläsaren”
   
2. Gå till anteckningsläget genom att klicka på knappen ”Annotate” i verktygsfältet:
   
3. En ny meny visas nu på vänster sida av dokumentet, med dessa alternativ:
   
   • Klicka på pennan för att lägga till anteckningar
   • Klicka på överstrykningspennan för att markera information
   • Klicka på suddgummit för att ta bort bläckstreck
4. Dina anteckningar sparas omedelbart och syns när filen öppnas i förhandsgranskningen. Filen ändras inte och versionen uppdateras inte.
5. Observera att den här funktionen kräver Syntex-licens eller Syntex pay-as-you-go-konfiguration.

Läs mer om funktionen på Microsoft Learn