Att bygga ett intranät som både är användarvänligt och hållbart är en utmaning för många organisationer. För att lyckas krävs noggrant förarbete och en långsiktig strategi.
Per Jarlemark, expert på intranät och dokumenthantering, delar sina bästa tips för att skapa en flexibel lösning som inte bara gör det enkelt för medarbetarna att hitta rätt information, utan som också kan anpassas och utvecklas över tid.
Hej Per!
Vad är nyckeln till framgång när man bygger ett intranät i SharePoint?
För att bygga ett hållbart och effektivt intranät är en noggrant genomtänkt planering avgörande från start. När SharePoint väl är installerat kan det vara frestande att börja använda det direkt. Varje gång någon har sagt “Vi lägger upp det så här för tillfället och ordnar det ordentligt senare”, så fungerar det inte. SharePoint är en så enorm plattform att om du inte vet vart du är på väg med den i framtiden, kommer du inte komma någonstans.
Hur kan ett sådant planeringsarbete se ut?
Det handlar om att tydligt definiera vilket innehåll som ska finnas på intranätet, hur informationen ska organiseras, och hur intranätet ska samspela med andra kommunikationskanaler som Microsoft Teams eller Viva Engage. En välstrukturerad plan säkerställer inte bara att intranätet är användarvänligt utan också att det kan utvecklas och anpassas i takt med organisationens föränderliga behov.
Hur kan man säkerställa att intranätet förblir hållbart och lätt att underhålla över tid?
För att skapa en långsiktig och hållbar struktur på intranätet är det viktigt att tänka på hur informationen ska hållas uppdaterad och lättillgänglig. Metadata spelar en central roll i detta. Genom att tagga dokument, nyheter och sidor på rätt sätt kan vissa delar av informationen på intranätet uppdateras automatiskt utan att behöva redigera varje enskild sida manuellt. Detta gör systemet både dynamiskt och lätt att underhålla över tid, vilket bidrar till att bibehålla en användarvänlig upplevelse även när innehållet växer. Med metadata kan man även förenkla för redaktörer i arbetet med att hålla sidorna uppdaterade.
Hur bör intranätets navigering struktureras för att vara både effektiv och användarvänlig?
Navigeringen på intranätet bör vara process- eller funktionsbaserad snarare än organisationsbaserad. Det innebär att informationen organiseras efter arbetsflöden och funktioner snarare än avdelningar. På så sätt blir det lättare för medarbetarna att hitta relevant information, även om den kommer från olika avdelningar.
Det kan ibland dock vara viktigt att bevara en viss avdelningsstruktur, eftersom det kan finnas specifik information som är relevant enbart för en viss grupp eller funktion i organisationen. Genom att inkludera specifika sidor eller siter enbart för specifika avdelningar/grupper kan du hjälpa medarbetarna att snabbt hitta den information som är direkt relaterad till deras dagliga arbete, samtidigt som de har tillgång till information från andra delar av organisationen.
En effektiv lösning kan vara att använda en hybridmodell där intranätets huvudsakliga struktur baseras på funktioner och processer, men där avdelningar finns tillgängliga som länkar eller underkategorier. Detta gör att både behovet av en helhetsöversikt och avdelningsspecifik information tillgodoses, utan att skapa onödig komplexitet.
Hur kan man säkerställa att rätt version av ett dokument är lätt att hitta på intranätet?
Ett vanligt problem är att dokument bifogas direkt till sidor eller nyheter, vilket gör det svårt att hitta den senaste versionen när äldre dokument dyker upp i sökresultaten. En lösning är att använda länkar till de korrekta dokumenten helst med sökning med rätt metadata-taggar för att säkerställa att informationen man länkar till är korrekt och uppdaterad över tid.
Hur kan man skapa en långsiktig och flexibel struktur för intranätet?
För att bygga en hållbar struktur bör man undvika att knyta intranätet för mycket till specifika organisatoriska enheter. Flexibiliteten gör att intranätet kan anpassas till framtida behov. Regelbundna uppdateringar och genomgångar av strukturen är också viktiga för att hålla intranätet relevant över tid.
Per Jarlemarks bästa tips
- Planera noggrant från början: En genomtänkt plan är avgörande för att skapa ett hållbart och användarvänligt intranät. Tänk långsiktigt och definiera tydligt innehåll, struktur och användarbehov från start.
- Tagga rätt: Säkerställ att alla dokument och nyheter taggas korrekt för att förbättra sökbarheten och göra det enklare för medarbetarna att hitta relevant information.
- Utbilda användarna: Ge användarna utbildning i intranätets struktur och taggningsprinciper för att hålla systemet konsekvent och användarvänligt.
- Prioritera sökfunktionalitet: Gör sökfunktionen enkel att använda och se till att den fungerar optimalt med metadata för att snabbt hitta rätt information. Gör regelbunden revidering av sökloggar för att veta vad användarna söker på mest, men också för att veta vad de söker på utan att få träffar för att veta vilket innehåll som saknas.
- Planera för regelbundna uppdateringar: Se till att innehållet på intranätet hålls aktuellt genom rutiner med regelbundna genomgångar och uppdateringar för redaktörerna.
Behöver du hjälp att bygga ett hållbart och användarvänligt intranät?
Om du är osäker på hur du ska komma igång med att skapa eller förbättra ditt intranät, eller om du vill ha expertråd om hur du bäst strukturerar och planerar för framtiden, tveka inte att kontakta: Per Jarlemark, på +46708-950 950 eller [email protected]