Myndigheter och andra organisationer som hanterar dokument med efterlevnadskrav vet hur krångligt det är att följa fastställda principer. Ofta krävs manuell hantering för att värdera om ett dokument ska arkiveras eller gallras. Nu finns MetaShare Orbit som hanterar arkiverings- och gallringsarbetet i Microsoft 365 helt automatiskt enligt organisationens regler. Lösningen sparar tid, ser till att du följer regelverket och skapar nitisk ordning bland dokumenten.
Mätningar visar att de flesta organisationer förväntas generera samma mängd data på två år som all data som de har producerat till dags dato*.
Dokumenthantering krångligt för många
Den explosionsartade ökningen av dokument skapar stora utmaningar, inte minst hos organisationer med krav på långtidsarkivering. Om man dessutom väger in att gallringsprocessen ofta släpar efter, sitter organisationer idag på en stor och ostrukturerad mängd data som är svår att hantera.
För myndigheter och andra organisationer som hanterar dokument som måste sparas för eftervärlden, eller inte får sparas mer än en viss tid, är vardagen ännu krångligare. Och ju större mängd information man hanterar, desto svårare blir det att ta ställning till om ett dokument ska arkiveras eller inte.
Lösningen stavas MetaShare Orbit
För att lösa utmaningarna med arkiverings- och gallringskrav finns idag ett antal automatiserade lösningar som tillhandahålls via Microsoft. Dessa kräver dock tillgång till kostsamma E5 licenser, vilket inte är ett alternativ för många användare. Därför finns nu MetaShare Orbit som automatiserar dagens tidskrävande arkiveringsprocess och säkerställer att den information som finns kvar i systemet är av relevant innehåll. MetaShare Orbit kräver enbart standardlicens för Microsoft 365.
Arkiverade dokument försvinner inte – flyttas till annan yta
MetaShare Orbit-användaren behöver aldrig oroa sig för att arkiverade dokument försvinner då de flyttas till annan yta. Dokument med efterlevnadskrav arkiveras utifrån uppsatta regler och händelserna i MetaShare Orbit loggas dagligen för en bra överblick av dokument som arkiverats och gallrats.